- البريد الإلكتروني أداة اتصال وليس نظام ملفات العملاء.
- لا ينبغي أن تكون المرفقات الحساسة وقرارات المخاطرة موجودة فقط في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني.
- HubSecure يربط الرسائل بالعملاء والمستندات والموافقات وتاريخ التدقيق.
- الهدف هو تقليل المطاردة وتقليل عدد المرفقات المفقودة وأدلة امتثال أكثر وضوحًا.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
دليل بوابة العميل الآمنة، بوابة العميل الآمنة، وحدة الغرف، مقارنة Google Workspace، دليل بوابة العميل الآمنة، مكتبة الدليل، احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
الأنسب وليس الأفضل
| الأفضل ل | ليس الأفضل ل |
|---|---|
| الفرق المنظمة التي تحتاج إلى سجلات العملاء والملفات الآمنة وملكية سير العمل وRBAC وسجل التدقيق معًا. | الفرق التي تحتاج فقط إلى أداة ذات غرض واحد ولا تحتاج إلى عمليات عميل محكومة أو أدلة امتثال. |
موارد جمع المستندات الآمنة ذات الصلة
تابع عملية جمع المستندات الآمنة، وقائمة مراجعة جمع المستندات، وبوابة العميل الآمنة، ووحدة Secure Vault، ومركز الأمان والثقة.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة جمع المستندات الآمنة. تابع مع مركز المنتج لتجميع المستندات بشكل آمن.
البريد الإلكتروني حيث سيضيع السياق
تبدأ معظم الفرق التواصل مع العملاء في Gmail لأنه سريع. وبمرور الوقت، يؤدي ذلك إلى إنشاء سلاسل رسائل متناثرة ومرفقات مكررة وملكية غير واضحة وقرارات مدفونة داخل الردود.
عندما يرسل العميل وثائق هوية أو عقود أو أدلة مالية، فإن العمل يحتاج إلى أكثر من مجرد رسالة. فهو يحتاج إلى سجل خاضع للرقابة لما تم طلبه ومن قام بمراجعته وما تم تغييره وما تمت الموافقة عليه.
مشكلة الامتثال للعمل في الإطار الأول
تجعل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني من الصعب إثبات اتباع العملية. يمكن للموظفين حذف الرسائل أو إعادة توجيه البيانات إلى الشخص الخطأ أو تنزيل المرفقات محليًا أو اتخاذ قرارات لا تصل أبدًا إلى سجل العميل المركزي.
حتى عندما يتم تكوين Gmail بشكل جيد، فإنه يظل يولي الأولوية للبريد الإلكتروني أولاً. ولا يحول الرسالة إلى ملف عميل تم التحقق منه أو حدث خطر أو طلب مستند أو سير عمل موافقة قابل للتدقيق.
ما HubSecure يتغير
HubSecure يبقي اتصالات العميل متصلة بملف تعريف العميل والمخزن الآمن والمهام وملاحظات الامتثال. يمكن للموظفين رؤية السياق الكامل بدلاً من البحث عبر صناديق البريد الوارد.
يحصل العميل أيضًا على تجربة أكثر وضوحًا: طلبات آمنة، وحالة واضحة، وتكرار أقل بشأن المستندات المفقودة.
عندما يظل Gmail مفيدًا
استخدم Gmail للتواصل اليومي والتنسيق الداخلي. استخدم HubSecure عندما تحتوي الرسالة على بيانات العميل الحساسة أو الأدلة أو القرارات أو خطوات الإعداد أو العمل المنظم الذي يجب أن يكون قابلاً للتتبع.
مقارنة الميزات
| القدرة | HubSecure | بديل |
|---|---|---|
| البريد الإلكتروني اليومي | يمكن أن يكمل صناديق البريد الوارد الموجودة | القدرة المحلية القوية |
| تاريخ الاتصالات الخاصة بالعميل | مرفقة بسجل العميل | منتشرة عبر صناديق البريد الوارد |
| جمع الوثائق الحساسة | قبو آمن وتتبع الطلب | على أساس المرفقات |
| مسار التدقيق للإجراءات | بنيت في تاريخ سير العمل | يقتصر على سجلات البريد وإعدادات الاحتفاظ |
| حالة تأهيل العميل | مرئية في مساحة عمل واحدة | عادة ما تكون يدوية |
| قرارات الامتثال | مسجلة مع السياق | غالبا ما تكون مدفونة في الخيوط |
القراءة ذات الصلة: HubSecure Secure Mail دليل Secure Vault إدارة المستندات وكيفية اختيار منصة الامتثال.
الأسئلة المتداولة
لا تكمن المشكلة في أن Gmail عديم الفائدة أو غير آمن تلقائيًا. المشكلة هي أن البريد الإلكتروني ليس سير عمل منظمًا بالكامل لأدلة العميل الحساسة.
ينبغي ربط وثائق الهوية والعقود السرية وأدلة مكافحة غسل الأموال/اعرف عميلك والموافقات عالية المخاطر وقرارات ملفات العميل بسجل خاضع للرقابة.
نعم. يمكن لـ HubSecure أن يدعم سير العمل بنمط الإشعارات مع الاحتفاظ بالمحتوى الحساس والأدلة داخل مساحة العمل الآمنة.
انظر HubSecure في العمل
يستعاض عن عبارة " مطاردة الأجهزة " و " تبادل القيادة " بحيز عمل محكوم.
استعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير