- يعد Google Drive وسيلة جيدة لتخزين الملفات والتعاون فيها.
- وتحتاج الأفرقة الخاضعة للتنظيم إلى مركز الوثائق، وسياق العملاء، ومراقبة الدخول، وأدلة مراجعة الحسابات.
- HubSecure تم تصميم Vault حول الطلبات الآمنة وحالات المراجعة وسجلات العملاء.
- يمكن أن يظل Drive مفيدًا داخليًا بينما يحكم HubSecure تبادل العملاء الحساس.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
جمع المستندات ودليل Vault لجمع المستندات الآمنة Secure Vault وحدة مقارنة Dropbox دليل برامج جمع المستندات دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
الأنسب وليس الأفضل
| الأفضل ل | ليس الأفضل ل |
|---|---|
| الفرق المنظمة التي تحتاج إلى سجلات العملاء والملفات الآمنة وملكية سير العمل وRBAC وسجل التدقيق معًا. | الفرق التي تحتاج فقط إلى أداة ذات غرض واحد ولا تحتاج إلى عمليات عميل محكومة أو أدلة امتثال. |
موارد جمع المستندات الآمنة ذات الصلة
تابع عملية جمع المستندات الآمنة، وقائمة مراجعة جمع المستندات، وبوابة العميل الآمنة، ووحدة Secure Vault، ومركز الأمان والثقة.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة جمع المستندات الآمنة. تابع مع مركز المنتج لتجميع المستندات بشكل آمن.
تخزين الملفات هو جزء واحد فقط من العمل
يجيب Google Drive على السؤال: أين نقوم بتخزين هذا الملف؟ ويسأل العمل المنظم أيضًا: من طلبه، ومن رفعه، ومن راجعه، وما القرار الذي دعمه، وهل يمكننا إثبات ذلك لاحقًا؟
هذه الأسئلة مهمة بالنسبة لشركات المحاماة والمحاسبين والمستشارين الماليين وفرق الامتثال وأي شركة تتعامل مع أدلة العملاء السرية.
مخاطر المحرك المشترك في العمل المنظم
يمكن أن تمتد أذونات المجلد. يمكن نسخ الملفات أو مشاركتها خارجيًا أو نقلها بعيدًا عن سياق العميل. غالبًا ما يقوم الموظفون بإنشاء مجلدات مكررة لأن اصطلاح التسمية غير واضح.
حتى عندما تتم إدارة الأذونات بشكل جيد، لا يوفر Drive تلقائيًا سير العمل المنظم حول ملف العميل. لا تزال الفرق بحاجة إلى حالة الطلب وملاحظات المراجعة والاحتفاظ وتصنيف المستندات وعرض تشغيلي واحد.
ما يقدمه HubSecure Vault
HubSecure تم تصميم Vault لتبادل مستندات العميل الخاضع للتحكم. توجد المستندات داخل سجل العميل، وهي متصلة بمهام الإعداد وملاحظات المخاطر والموافقات وتاريخ التدقيق.
وهذا يقلل من الحاجة إلى مطاردة العملاء عن طريق البريد الإلكتروني أو البحث في محركات الأقراص المشتركة أو إعادة بناء سجل الملفات عندما يسأل المدير أو المدقق أو المنظم عما حدث.
أفضل ملاءمة
استخدم Drive للتعاون الداخلي ومستندات العمل منخفضة المخاطر. استخدم HubSecure Vault لعمليات إرسال العملاء الحساسة وأدلة الامتثال والمستندات التي تتطلب ملكية واضحة وإمكانية التتبع.
مقارنة الميزات
| القدرة | HubSecure | بديل |
|---|---|---|
| تخزين الملفات | تأمين القبو داخل سجل العميل | تخزين سحابي قوي |
| تدفق تحميل العميل | الطلب المنظم والحالة | يتطلب الروابط المشتركة أو التحميل اليدوي |
| سير عمل مراجعة المستندات | بنيت حول حالة ملف العميل | عادة ما تكون يدوية |
| دورة حياة الوصول | يحكمها العميل وسير العمل | إدارة الأذونات مطلوبة |
| تاريخ التدقيق | متصل بالعمل المنظم | نشاط الملف موجود ولكن السياق محدود |
| الأدلة الجاهزة للهيئات التنظيمية | مصممة لتاريخ الحالة | يتطلب إعادة الإعمار |
القراءة ذات الصلة: HubSecure Secure Mail دليل Secure Vault إدارة المستندات وكيفية اختيار منصة الامتثال.
الأسئلة المتداولة
نعم، مع التكوين والحوكمة الدقيقة. يتمثل القيد في أن Drive ليس سير عمل امتثال مصممًا لهذا الغرض أو قبوًا للعميل.
يربط القبو كل مستند بالعميل والطلب والحالة وملاحظات المراجعة والأذونات وسجل التدقيق. عادةً ما يقوم المجلد بتخزين الملف فقط.
ليس بالضرورة. تحتفظ العديد من الفرق بمستندات العمل الداخلية في Drive وتنقل تبادل العملاء الحساس إلى HubSecure.
انظر:
يستعاض عن عبارة " مطاردة الأجهزة " و " تبادل القيادة " بحيز عمل محكوم.
استعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير