الجواب المباشر: عادةً ما يكون الرمي أبسط لتقاسم الملفات. والإطار عادة ما يكون أقوى لإدارة المحتوى في المؤسسة. ويصلح التأمين عندما لا يكون العمل مجرد تخزين الملفات، بل يطلب ويستعرض ويوافق ويثبت سير العمل في وثائق العملاء.
كيفية صياغة القرار
ومعظم المقارنات التي تجمع بين مئتين تفتقد للمسألة الحقيقية بالنسبة للأفرقة المنظمة. والسؤال ليس فقط أي منتج له قائمة مميزة أفضل. والسؤال المطروح هو ما إذا كان يمكن للمجموعة المختارة أن تدير تدفق العمل الكامل للعملاء: الاستلام، وطلبات الوثائق، والمهام الداخلية، والاتصال مع العملاء، وقرارات الاستعراض، والإذن، وتاريخ مراجعة الحسابات.
صندوق التسرب هو الأقوى من أجل مزامنة الملفات البسيطة، والتقاسم الخارجي، وتخزين وثائق الوزن الخفيف. الإطار أقوى لإدارة المحتوى في المؤسسة، وضوابط تخزين الملفات، والتعاون في الوثائق. ويزداد الأمن قوة عندما يعبر العمل الحدود بين إدارة المخاطر المؤسسية والملفات والخدمات والامتثال وخبرة العملاء.
مصفوفة المقارنة
| المنطقة | الصندوق | الإطار | السلامة |
|---|---|---|---|
| أفضل | الأفرقة التي تحتاج أساسا إلى تبادل سريع للملفات والتعاون القائم على الملفات. | (ب) المنظمات الأكبر حجماً التي تحتاج إلى منبر محكم للمحتوى ولديها عمليات مصممة بالفعل حول مستودعات الوثائق. | تنظيم عمليات العملاء مع السجلات والملفات الآمنة والأذون والمهام والإثبات في مكان عمل واحد. |
| الفجوة الرئيسية في التحقق | ويمكن للملف أن يحتفظ بالملف، لكنه نادرا ما يفسر سبب طلب الملف، الذي استعرضه، وما زال مفقودا أو كيفية الموافقة على القرار. | ولا يزال بإمكان التخزين في المؤسسة أن يترك فرقا تعيد بناء تدفق عمل العملاء من الملفات والرسائل وتعليقات التذاكر وصحائف النشر. | ليس جناحاً عاماً للإنتاجية؛ وأقوى عندما يكون تدفق العمل هو تثبيط العملاء وثقيلة الأدلة. |
| مسار الهجرة | نقل الوثائق المنظمة العاملة إلى شركة السلامة أولا، ثم يترك تخزينا سلبيا أو غير حساس في صندوق القمامة عند الاقتضاء. | تحديد مسارات العمل التي تؤدي فيها الوثائق إلى اتخاذ إجراءات للعملاء أو الموافقة الداخلية، ثم نقل تلك العمليات الحية إلى منطقة الأمن مع الحفاظ على احتياجات المستودع بشكل منفصل. | البدء بتدفق عمل واحد والتوسع في عمليات العملاء المنظمة المتاخمة. |
تدفق عمل التقييم الموصى به
- اختر عملية عملاء حقيقية وليس تدفقاً افتراضياً.
- قائمة بكل أداة تأثرت بهذه العملية اليوم.
- علامة حيث الملفات الحساسة، الموافقات، الاذن والأدلة.
- قارن كيف يتعامل الصندوق و الصندوق و الأمن مع كل عملية تسليم.
- نقل أول تدفق عمل محكوم إلى النظام الذي يزيل أكثر المخاطر التشغيلية.
مقارنة تدفق العمل خلف الأدوات
أحضر العملية الحالية وسنقوم برسم خريطة ما يجب أن يبقى أو يتواصل أو ينتقل إلى "هوب سيكر" أولاً.
سير العمل بالكتابالتعليمات
هل يجب أن تختار الفرق المنظّمة (الصندوق) أو (هوبسكر)؟?
صندوق التسرب عادة أبسط لتقاسم الملفات والإطار عادة ما يكون أقوى لإدارة المحتوى في المؤسسة. ويصلح التأمين عندما لا يكون العمل مجرد تخزين الملفات، بل يطلب ويستعرض ويوافق ويثبت سير العمل في وثائق العملاء.
ماذا يجب أن يقارن المشترين أولا؟?
Compare the live work flow from client request to final approval, including files, permissions, ownership, review status and audit evidence.