قبل طلب الملفات
- تأكيد السبب القانوني أو التجاري لكل وثيقة.
- إلغاء الوثائق الاختيارية من الطلب.
- تعيين مالك لاستعراض ومتابعة.
- حدد موعد انتهاء الطلب.
- أخبر العميل أين سيخزن الملف.
خلال المجموعة
| الرقابة | لماذا يهم |
|---|---|
| وصلة تحميل آمنة | تجنب الوثائق الحساسة تتحرك من خلال صناديق طبيعية. |
| قبو خاص بكل عميل | يحتفظ بالملفات الملحقة بسجل العملاء الصحيح. |
| الوصول على أساس الأدوار | Limits who can view identity, finance or legal documents. |
| تتبع الحالة | يظهر ما هو مفقود بدون متابعة يدوية متكررة. |
| تاريخ مراجعة الحسابات | السجلات التي طلبت الملف أو رفعته أو نظرت إليه أو وافقت عليه. |
بعد جمعها
- وضع علامة لكل وثيقة على أنها مقبولة أو مرفوضة أو تحتاج إلى توضيح.
- وترد تعليقات على مراجعة السجلات في الوثيقة.
- تطبيق قواعد الاحتفاظ وتواريخ الاستعراض.
- اغلق الطلب بمجرد اكتمال الأدلة.
كيف يساعد
HubSecure يحل محل ملحقات بريدية مبعثرة مشفوعة بطلبات مؤمنة للملفات، وقبوات العملاء، والأذون، وحالة الاستعراض، وسجلات مراجعة الحسابات.
الأسئلة المتكررة
لماذا تتجنب الإرسالات الإلكترونية للوثائق الحساسة؟?
ويسهل إرسال ملحقات البريد الإلكتروني، والخسارة والفصل من سجل العملاء. وتحتفظ الطلبات المضمونة بملفات مرتبطة بالملكية واستعراض تاريخ الدولة ومراجعة الحسابات.
ماذا سيحدث بعد تحميل الوثيقة؟?
The team should review the file, record the outcome, apply retention rules and keep evidence linked to the client record.
هل مازال الزبائن يستخدمون أدوات مألوفة؟?
نعم يمكن أن تجلس بجانب أدوات الإنتاجية القائمة بينما تتحكم في تدفق العمل الحساس لجمع العملاء.