كيف يسير سير العمل
A governed approval flow eliminatesmail chains and lost versions. كل خطوة يتم تعقبها من تحميلها إلى التوقيع.
وتُحمَّل هذه الوثيقة مباشرة في الخزنة الخاضعة للضوابط، المرتبطة بسجل العملاء ذي الصلة. تاريخ الإرسال يبدأ على الفور.
Evidence: file hash, uploader identity, upload timestamp and source loggedوتفحص شركة مشغل الوثيقة على الحقول المطلوبة ومعايير الاكتمال. يتم التعرف على الثغرات قبل أن يرى مستعرض بشري الملف.
Evidence: AI completeness check logged with findings, confidence score and timestampA task is created and the assigned reviewer is notified. The task carries the document, the AI findings and a due date.
الأدلة: المهمة الموكلة إلى المحال إليه والموعد النهائي ونسخة الوثائق ذات الصلةويترك المستعرض تعليقات خطية. أي تنقيحات تخلق نسخة جديدة جميع التغييرات يتم تعقبها ضد الحمولة الأصلية.
الأدلة: تاريخ الصيغة الكاملة مع إسناد التغيير وخيط التعليقويمنح المستعرض الموافقة على الصيغة النهائية. وتسجل الموافقة على الوثيقة، وهوية المستعرض والمؤقت.
الأدلة: تسجيل الموافقة مع هوية المستعرض، والنسخة الموافق عليها، والتوقيتاتوتوجه الوثيقة إلى وحدة الإشارة. اللافتة تتلقى رابطاً محكماً ويتم جمع التوقيع والتحقق منه وإرفقته بسجل الوثيقة.
الأدلة: شهادة التوقيع، وهوية الموقّع، والأوقات، وبصمات الوثائق المخزنةModules involved
وتغطي أربع وحدات دورة حياة الموافقة الكاملة - التخزين، واستعراض التنفيذ، وإدارة المهام والتوقيع.
القبو
تخزين الوثائق المغلفة مع تاريخ النسخ، ومراقبة الدخول والتحقق من سلامة الملفات على كل تحميل.
مشغل
ويجرى التحقق من اكتماله واتساقه تلقائياً قبل تعيين مستعرض بشري. كُلّ عمل آي يُسجلُ.
المهام
إعادة النظر، والتواريخ الواجبة، وتتبع الحالة - وجميعها مرتبطة بالوثيقة وسجل العملاء.
التوقيع
جمع التوقيعات الإلكترونية المغطّاة مع التحقق من هوية الموقّع، وشهادة مراجعة الحسابات، وبصمة وثائق الإثبات.
سلاسل البريد الإلكتروني ضد الموافقة المنظمة
تكلفة الموافقة على البريد الإلكتروني غير مرئية حتى يحدث شيء خاطئ نظام محكم يجعل العملية برمتها قابلة للمراجعة من اليوم الأول.
قبل: الموافقة على البريد الإلكتروني
- الوثائق المرسلة كملحقات - نسخ متعددة
- الموافقات المدفونة في سلاسل الرد
- No record of who reviewed which version
- التوقيعات التي جُمعت باستخدام أدوات منفصلة
- يستغرق إعداد مراجعة الحسابات أياما
- فجوات الامتثال التي اكتشفت متأخرة جدا
بعد: الموافقة الشاملة
- وثيقة واحدة في القبو مع تاريخ النسخة
- الموافقات المسجلة ضد الوثائق والهوية
- مقطورة كاملة متاحة دائما
- وحدة الإشارة المدمجة في نفس تدفق العمل
- مجموعة مراجعة الحسابات المصدرة في نقرة واحدة
- الثغرات التي ظهرت قبل بدء الاستعراض
يستعاض عن سلاسل الموافقة على البريد الإلكتروني
(أ) أن يكتبوا عرضاً تجريبياً لمعرفة مدى عمل الفشل، والمشغلين، والمهام والتوقيع معاً لتنظيم دورة الحياة الكاملة للموافقة على الوثيقة.