- Tag 1: Workspace-Konfiguration, Branding und Berechtigungen — in einem Onboarding-Call durchgeführt
- Tag 2: Datenmigration — CRM-Kontakte, Dokument-Upload, historische E-Mail-Import
- Tag 3: Modulkonfiguration — Compliance-Regeln, Service-Desk Workflows, B05 Setup
- Tag 4: Team-Training und Go-live — volle Team Briefing, getestet und live bis Ende des Tages
Der Grund, warum Enterprise-Software-Implementierungen Monate dauern ist nicht Komplexität - es ist Prozess. Vendor Projektmanager, Auftragsvergabe, IT-Unterzeichnung, Change Control Boards, UAT-Umgebungen, Schulungsprogramme. Diese Prozesse existieren aus guten Gründen bei großen Organisationen. Für eine 5–50 Personen regulierte Firma sind sie reiner Kopf.
HubSecure wurde für Firmen gebaut, die sich schnell bewegen und gleichzeitig gut regieren müssen. Der Onboarding-Prozess ist um diese Einschränkung ausgelegt: Meinungsverläufe, die für die meisten regulierten Unternehmen aus dem Kasten arbeiten, schnelle Konfigurationstools, die kein technisches Know-how benötigen, und einen engagierten Onboarding-Spezialisten, der Ihre Branche kennt.
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Das 4-Tage-Spielbuch
Einrichtung und Konfiguration des Arbeitsbereichs
Ihr Onboarding-Spezialist nimmt an einem 90-minütigen Setup-Gespräch teil. Am Ende:
- Arbeitsbereich erstellt, Branding angewendet (Logo, Farben, Domain)
- Benutzerkonten für alle Teammitglieder erstellt
- Konfigurierte Berechtigungsrollen (Administrator, Compliance-Beauftragter, Standardbenutzer, schreibgeschützt)
- Modulauswahl basierend auf Ihrem Plan bestätigt
- DSGVO-Konfiguration: Datenresidenzregion bestätigt, DPA-Gegenzeichnung
Datenmigration
Wir importieren Ihre bestehenden Kundendaten am nächsten Morgen:
- CRM-Kontakte, importiert aus CSV, Excel oder einem Direktkonnektor (HubSpot, Salesforce, Clio, Xero und andere)
- Vorhandene Dokumente werden mit automatischer Client-Verknüpfung in großen Mengen in Vault hochgeladen
- Sofern relevant, wurden historische E-Mail-Threads importiert
- AI Operator überprüft die Qualität der CRM-Daten und markiert unvollständige Datensätze zur Überprüfung
Modulkonfiguration
Hier erfolgt die Compliance-spezifische Einrichtung:
- Compliance-Regeln, die auf Ihre Gerichtsbarkeit und Branche zugeschnitten sind
- Service Desk: Ticketkategorien, SLA-Timer, Eskalationspfade, Beschwerde-Workflow
- Secure Mail: Domänenverbindung, E-Mail-Routing-Regeln
- AI Operator: Ersteinrichtung des Workflows für AML-Screening und KYC-Erneuerung
- Nach Dokumenttyp festgelegte Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Teamschulung und Go-Live
Der letzte Tag ist für Ihre Leute:
- 60-minütige All-Hands-Trainingseinheit (zum späteren Nachschlagen aufgezeichnet)
- Rollenspezifische exemplarische Vorgehensweisen für Compliance-Beauftragte, Kundenbetreuer und Supportmitarbeiter
- Testlauf: Live-Client-Szenario von Anfang bis Ende ausgeführt
- Go-Live-Abnahme – am Ende des Tages sind Sie voll einsatzbereit
Was Sie brauchen, um bereit zu sein
- Kundenliste in einer Tabelle oder CRM-Export (beliebiges Format)
- Ihr Firmenlogo und Ihre Markenfarb-Hex-Codes
- Liste der Teammitglieder, die Konten und deren Rollen benötigen
- Entscheiden Sie, welche Module Sie zuerst aktivieren
- 1 Person, die als Arbeitsbereichsadministrator bestimmt ist (in der Regel der Compliance-Beauftragte oder der Büroleiter)
Das ist es wirklich. Wir kümmern uns um die technische Einrichtung. Sie erscheinen mit Ihren Daten und Ihrem Team.
Warum die meisten Onboardings früh beenden
Der Vier-Tage-Zeitplan ist eine Obergrenze, keine Untergrenze. Der häufigste Grund dafür, dass Onboardings in zwei statt in vier Tagen abgeschlossen sind, ist, dass Unternehmen mit einem sauberen CRM-Export und einer Person ankommen, die eindeutig als interner Champion benannt wurde. Mit sauberen Daten und einem entscheidenden Kontakt verkürzen sich die Tage 2 und 3 deutlich.
Der häufigste Grund dafür, dass Onboardings etwas länger dauern, ist das Gegenteil: Daten in mehreren Systemen, kein klarer interner Eigentümer und Entscheidungen, die von Ausschüssen getroffen werden. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, vor Beginn einen einzelnen Entscheidungsträger zu benennen. Die technische Arbeit dauert Stunden. Bei der organisatorischen Ausrichtung geht es um die Zeit.
Onboarding auf Unternehmensebene: Für Unternehmen mit mehr als 50 Benutzern, komplexen Datenmigrationsanforderungen oder mehreren Bürostandorten bieten wir erweitertes Onboarding mit dediziertem Projektmanagement, benutzerdefinierter Integrationsentwicklung und einem stufenweisen Rollout-Plan. Der Zeitrahmen erstreckt sich – aber nicht auf Monate. Unternehmens-Onboardings dauern in der Regel zwei bis drei Wochen.
Nach go-live: die ersten 30 Tage
Der Livegang ist der erste Tag, nicht das Ziel. Ihr Onboarding-Spezialist bleibt in den ersten 30 Tagen nach der Einführung verfügbar. Das Wertvollste, was Sie in diesem Zeitraum tun können, ist die aktive Nutzung der Plattform – führen Sie die erste AI Operator-Compliance-Aufgabe aus, verarbeiten Sie den ersten DSAR, schließen Sie das erste Service-Desk-Ticket. Die Plattform lernt aus der Nutzung; Je häufiger Sie es verwenden, desto besser wird es für Ihre spezifischen Arbeitsabläufe geeignet.
Was ist, wenn wir eine benutzerdefinierte Integrationsanforderung haben?
Benutzerdefinierte Integrationen werden während des Scoping-Gesprächs vor dem Onboarding bewertet. Die meisten gängigen Integrationen (Xero, QuickBooks, Clio, HubSpot) verfügen über vorgefertigte Konnektoren, die am zweiten Tag aktiviert werden. Benutzerdefinierte API-Integrationen mit maßgeschneiderten Systemen werden separat festgelegt und in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen neben dem Haupt-Onboarding erstellt.
Können wir nach dem Go-Live Module hinzufügen?
Ja – Module werden mit einem einzigen Schalter in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert. Jedes neue Modul verfügt über eine eigene Konfigurationscheckliste und die Einrichtung dauert in der Regel 30–60 Minuten mit Hilfe Ihres Onboarding-Spezialisten.
Beginnen Sie diese Woche mit Ihrem 4-tägigen Onboarding
Buchen Sie einen Demo-Anruf. Wir legen den Umfang Ihrer Einrichtung fest, bestätigen Ihre Datenquellen und planen Ihre Onboarding-Woche. Die meisten Firmen sind bereits vor Monatsende online.
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