- Google Workspace ist Produktivitätssoftware, kein reguliertes Client-Betriebssystem.
- Gmail, Drive und Docs erstellen standardmäßig keinen kompletten AML/KYC Beweispfad.
- HubSecure fügt Client onboarding, sichere Tresore, Audithistorie und Compliance Workflows hinzu.
- Die meisten Teams sollten HubSecure neben Google Workspace verwenden, anstatt es zu ersetzen.
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Beste Passform und nicht beste Passform
| Am besten für | Nicht optimal für |
|---|---|
| Regulierte Teams, die Kundendatensätze, sichere Dateien, Workflow-Eigentum, RBAC und Audit-Verlauf gemeinsam benötigen. | Teams, die nur ein Einzweck-Tool benötigen und keine geregelten Kundenabläufe oder Compliance-Nachweise benötigen. |
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Die wirkliche Lücke ist keine Zusammenarbeit
Google Workspace ist stark in der alltäglichen Zusammenarbeit: E-Mail, freigegebene Dokumente, Kalender und Videobesprechungen. Die Lücke entsteht, wenn die Kundenarbeit reguliert, evidenzlastig und zeitkritisch wird.
Ein reguliertes Unternehmen muss wissen, wem die Kundendatei gehört, welche Dokumente angefordert wurden, was der Kunde eingereicht hat, was überprüft wurde, welche Risikoentscheidungen getroffen wurden und ob die Aufzeichnung später erstellt werden kann, ohne die Geschichte aus E-Mail-Threads neu zu erstellen.
Wo Google Workspace in der Regel abbricht
Gmail ist kein kontrollierter Einlasskanal für Ausweisdokumente, Verträge oder vertrauliche Kundennachweise. Anhänge werden weitergeleitet, dupliziert und außerhalb eines einzelnen Kundendatensatzes gespeichert.
Google Drive kann Dateien speichern, aber die Speicherung ist nicht dasselbe wie ein Compliance-Workflow. Teams benötigen weiterhin Aufbewahrungsregeln, Zugriffsüberprüfungen, Prüfhistorie, Genehmigungsstatus und eine klare Verbindung zwischen der Datei und der Kundenangelegenheit.
Google Sheets kann die Arbeit nachverfolgen, Tabellenkalkulationen lassen sich jedoch nur schwer im großen Maßstab verwalten. Sie bieten nicht die gleichen Kontrollen wie ein strukturiertes Fallmanagement, ein unveränderlicher Aktivitätsverlauf oder eine für die Regulierungsbehörde geeignete Berichterstattung.
Was HubSecure fügt hinzu
HubSecure bietet dem Unternehmen einen einzigen Arbeitsbereich für Kundendaten, sichere E-Mails, Dokumententresore, Onboarding-Formulare, AML/KYC-Aufgaben, Risikohinweise und Prüfhistorie.
Anstatt die Mitarbeiter zu bitten, Gmail, Drive, Docs und Sheets zusammenzuführen, behält HubSecure den regulierten Workflow an einem Ort. Die Produktivitätssuite bleibt nützlich, trägt jedoch nicht mehr die Last des Compliance-Nachweises.
Beste Passform
Nutzen Sie Google Workspace für die interne Produktivität. Nutzen Sie HubSecure für kundenorientiertes Onboarding, sicheren Dateiaustausch, Compliance-Aufzeichnungen und geregelte Zusammenarbeit rund um regulierte Arbeiten.
Funktionsvergleich
| Fähigkeit | HubSecure | Alternative |
|---|---|---|
| E-Mail, Kalender und Dokumente | Ergänzt Google Workspace | Starke native Fähigkeiten |
| Sicheres Kundenportal | Entwickelt für externe Kunden-Workflows | Erfordert Konfiguration und Governance |
| AML/KYC-Beweisspur | Strukturierter Kundendatensatz und Prüfverlauf | Nicht als nativer Suite-Workflow verfügbar |
| Dateianforderung und Überprüfungsstatus | Verbunden mit der Kundenangelegenheit | Normalerweise manuell verwaltet |
| Geregelte Kundenkommunikation | Sicherer E-Mail- und Client-Kontext | E-Mail-First, Thread-basiert |
| Managementberichterstattung | Pipeline, Compliance und Aufzeichnungstransparenz | Erfordert benutzerdefinierte Berichte |
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Häufig gestellte Fragen
Normalerweise nein. Google Workspace bleibt für die Produktivität nützlich. HubSecure kümmert sich um regulierte Kundenabläufe, sicheren Dokumentenaustausch und Compliance-Nachweise.
Bei sorgfältiger Konfiguration kann es eine gute Governance unterstützen, ist jedoch keine vollständige AML/KYC- oder Client-Lifecycle-Plattform für sich.
In Drive-Ordnern werden Dokumente gespeichert. HubSecure verwaltet den Workflow rund um diese Dokumente: Anfragen, Eigentum, Status, Prüfpfad, Aufbewahrung und Kundenkontext.
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