Workflow-Reißung

Kommunizieren Sie mit Kunden ohne Kontrolle zu verlieren.

Secure Mail, ShieldChat, Zimmer und Client-Portale – jede Nachricht protokolliert, verschlüsselt und regiert.

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Wie der Workflow läuft

Jede Client-Interaktion durchläuft einen geregelten Kanal. Nichts ist in persönlichen Postfächern oder untracked Nebengesprächen übrig.

1
Client inquiry arrives via Secure Mail

Der Client sendet eine Nachricht über den verschlüsselten Mail-Kanal. Die Nachricht wird automatisch empfangen, zeitgestempelt und dem richtigen Client-Record zugeordnet.

Nachweis: protokollierte Nachricht mit Absender, Zeitstempel und Lieferstatus
2
Internal team discussion via ShieldChat

Das Team diskutiert die Anfrage in einem geregelten ShieldChat Thread, der mit dem Kundenrekord verknüpft ist. Keine Seitenkanäle, keine persönlichen Messaging-Apps.

Nachweis: Team-Chat mit Teilnehmern, Zeitstempeln und Nachrichtenhistorie angemeldet
3
Documents shared via Secure Room

Wichtige Dokumente werden über einen Secure Room mit einem rollenbasierten Zugang geteilt. Der Client erhält eine Benachrichtigung und einen geregelten Link – keine E-Mail-Anhänge.

Nachweis: Dateizugriff eingeloggt mit Zuschaueridentität und Zugriffszeit
4
Client reviews and leaves comments

Der Client überprüft Dokumente im Portal und fügt Kommentare oder Fragen hinzu. Alle Aktivitäten werden gegen den Kundenrekord verfolgt.

Nachweis: Kundenaktivität mit Blickdauer und Kommentarverlauf verfolgt
5
Response sent via encrypted mail

Die letzte Antwort wird komponiert und über Secure Mail gesendet. Die Verschlüsselung wird an der Transportschicht durchgesetzt. Die Lieferung wird bestätigt und protokolliert.

Nachweis: Lieferung bestätigt, Lesebestätigung protokolliert, Verschlüsselung überprüft
6
Communication record is complete

Der vollständige Kommunikationsfaden — Mail, Chat, Dokumentzugriff und Kommentare — ist gegen den Kundenrekord archiviert und für Audit exportierbar.

Nachweis: vollständiger Trail exportierbar als PDF oder JSON für Compliance-Review

Involvierte Module

Vier Module arbeiten zusammen, um jeden Kommunikationskanal abzudecken - alle von der gleichen Beweisschicht.

Secure Mail

Verschlüsselte Client-E-Mails mit Lieferbestätigung, Lesebestätigungen und automatische Protokollierung gegen Client-Datensätze.

ShieldChat

Gezielte Team-Messaging verknüpft mit Kundenrekorden. Jeder Faden wird gehalten, durchsuchbar und auditierbar.

Sichere Zimmer

Rollengesteuerte Dokumentenaustauschräume. Der Zugriff wird per Zuschauer verfolgt — keine anonymen Links.

Kundenportal

Ein geregelter Workspace, in dem Kunden Dokumente überprüfen, Kommentare hinterlassen und ihre eigenen Anfragen verfolgen.

Welche Beweise erstellt wurden

Jeder Touchpoint im Kommunikationsfluss schafft einen zeitnahen Beweiseintrag. Der komplette Trail ist auf Anfrage erhältlich.

Client message received Absender-Identität, Nachrichteninhalt, Zeitstempel und Lieferstatus, die gegen Client-Datensatz gespeichert sind.
Internal discussion logged ShieldChat Thread Teilnehmer, Nachrichtengeschichte und Auflösung Notizen beibehalten.
Document access recorded Wer betrachtete, welche Datei, wann, von welcher Portalsitzung – alle protokollierten automatisch.
Client comments tracked Kommentare, Fragen und Bestätigungen, die der Kundenidentität mit Zeitstempeln zugeschrieben wurden.
Response delivery confirmed Verschlüsselte Versandbestätigung, Lesebestätigung und Verschlüsselungszertifikat gespeichert.
Full trail archived and exportable Der vollständige Kommunikationsrekord ist jederzeit für den Auditexport verfügbar — PDF oder JSON.

Siehe sichere Kommunikation in Aktion

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