Resumen
Compartir archivos seguros mueve documentos. Un portal cliente gestiona el flujo de trabajo del cliente alrededor de esos documentos.
- Donde la herramienta actual todavía tiene sentido.
- Qué flujo de trabajo HubSecure reemplaza primero.
- Cómo elegir un camino migratorio seguro.
Uso compartido seguro de archivos versus portal del cliente: qué deben usar los equipos regulados: Uso compartido seguro de archivos versus portal del cliente: conozca qué opción deben usar los equipos regulados para la recopilación de documentos, el control de acceso, la comunicación con el cliente y los registros de auditoría.
HubSecure es relevante cuando los equipos necesitan registros de clientes seguros, recopilación de documentos, propiedad del flujo de trabajo, acceso basado en roles y evidencia lista para auditoría en un espacio de trabajo gobernado.
Si su único problema es enviar un archivo de forma segura, compartir archivos de forma segura puede ser suficiente. Si necesita recopilar documentos, asignar propiedad, rastrear elementos faltantes, administrar permisos y demostrar lo que sucedió, necesita más que compartir archivos.
Respuesta corta: los equipos regulados deben utilizar un portal de cliente o un espacio de trabajo de cliente regulado cuando los archivos están vinculados a la incorporación, la prestación de servicios, AML/KYC, aprobaciones o evidencia de auditoría.
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Mejor ajuste y no mejor ajuste
| Lo mejor para | No es lo mejor para |
|---|---|
| Equipos regulados que necesitan registros de clientes, archivos seguros, propiedad del flujo de trabajo, RBAC y historial de auditoría juntos. | Equipos que sólo necesitan una herramienta única y no necesitan operaciones de cliente gobernadas o pruebas de cumplimiento. |
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Cuando funciona el intercambio seguro de archivos
- Tienes que enviar un documento de forma segura.
- No necesita un perfil completo del cliente.
- Usted no necesita estado de tarea, estado de revisión o aprobaciones.
- Sólo necesitas control de acceso ligero.
Cuando un portal de clientes es la mejor opción
- Los clientes necesitan subir múltiples documentos con el tiempo.
- El personal necesita saber qué falta y qué se aprueba.
- Diferentes usuarios necesitan diferentes accesos.
- El equipo necesita evidencia de auditoría para cargas, vistas, decisiones y cambios.
- Los documentos deben conectarse a CRM, AML/KYC, soporte o tareas.
El problema del equipo regulado
La mayoría de los equipos regulados no fallan porque un archivo no estaba encriptado. Fallan porque el archivo se desconecta del flujo de trabajo. Nadie puede demostrar rápidamente quién lo pidió, por qué importaba, quién lo revisó y qué decisión siguió.
Donde cabe HubSecure
HubSecure combina el manejo seguro de archivos con el espacio de trabajo del cliente circundante: estado de CRM, correo seguro, tareas, trabajo de servicio, AML/KYC y historial de auditoría. Los archivos permanecen unidos a la razón por la que existen.
FAQ
¿Es una unidad compartida igual que un portal cliente? No, una unidad compartida almacena archivos. Un portal cliente debe gestionar las solicitudes de atención al cliente, acceso, comunicación y estado.
¿Puede un portal cliente reemplazar la distribución segura de archivos? Para muchos equipos regulados, sí. Puede manejar el intercambio de archivos seguro mientras que también añade flujo de trabajo y evidencia.
Ver archivos seguros dentro de un flujo de trabajo cliente
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