La collecte de documents sur l'origine des fonds est le flux de travail permettant de demander et d'examiner des preuves qui aident à expliquer d'où proviennent les fonds d'un client, avec le statut, les décisions d'examen et la conservation attachés au dossier du client.
Quand c'est important
Cela est important lorsqu'un flux de travail nécessite des preuves sur les fonds avant qu'une décision ou une transaction puisse avoir lieu. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes patrimoniales, juridiques, immobilières et de conformité collectent des preuves sur l’origine des fonds.
une liste universelle de documents ou de conseils juridiques requis.
Comparaison simple
| E-mail ponctuel | Disperse des preuves sensibles. |
| Liste de demandes de documents | Clarifie la preuve requise. |
| Flux de travail régi | Suit l’examen, l’approbation et la conservation. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Définir les preuves nécessaires
- Demandez en toute sécurité
- Suivre les éléments manquants
- Contexte de l'examen
- Enregistrer la décision
- Conserver la preuve
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qui a besoin de preuves de la source des fonds ?
Équipes dont la politique ou la réglementation nécessite le contexte des fonds avant de continuer.
Que faut-il suivre ?
Preuves demandées, statut de téléchargement, décision et approbation de l'examinateur.
Cela devrait-il se faire par e-mail ?
Les preuves sensibles doivent généralement transiter par un flux de travail sécurisé.