- Jour 1: configuration de l'espace de travail, branding, et permissions — fait dans un appel à bord
- Jour 2: migration de données — contacts CRM, téléchargement de documents, importation de courriels historiques
- Jour 3: configuration du module — règles de conformité, flux de travail du service, B05 configuration
- 4e jour : formation de l'équipe et mise en pratique — briefing complet de l'équipe, testé et en direct à la fin de la journée
La raison pour laquelle les implémentations de logiciels d'entreprise prennent des mois n'est pas la complexité — c'est le processus. Gestionnaires de projets fournisseurs, examen des achats, approbation des technologies de l ' information, conseils de contrôle du changement, environnements de TAU, programmes de formation. Ces processus existent pour de bonnes raisons dans les grandes organisations. Pour une entreprise réglementée de 5 à 50 personnes, ce sont de simples frais généraux.
HubSecure a été construit pour les entreprises qui doivent se déplacer rapidement et bien gouverner simultanément. Le processus d'embarquement est conçu autour de cette contrainte : avis par défaut qui fonctionnent pour la plupart des entreprises réglementées hors de la boîte, outils de configuration rapide qui ne nécessitent pas d'expertise technique, et un spécialiste de bord dédié qui connaît votre industrie.
Voie d'achat HubSecure connexe
AML/KYC & Inboarding guide client logiciel de bord module AML/KYC Sumsub comparaison guide logiciel de conformité AML/KYC Guide Bibliothèque réserver une démo workflow
Ressources relatives à l'embarquement et aux flux de travail des clients
Continuer avec le logiciel client à bord , liste de contrôle client à bord , portail client sécurisé , module de bureau de service , réserver une démo HubSecure .
Cas d'utilisation connexe
Ce guide appartient au cluster Workspace Alternatives and Tool Consolidation Guides. Continuer avec le moyeu produit pour les alternatives d'espace de travail et la consolidation des outils .
Le playbook de 4 jours
Configuration et configuration de l'espace de travail
Votre spécialiste de l'embarquement rejoint un appel d'installation de 90 minutes. À la fin:
- Espace de travail créé, marque appliquée (logo, couleurs, domaine)
- Comptes utilisateurs créés pour tous les membres de l'équipe
- Rôles de permission configurés (administrateur, agent de conformité, utilisateur standard, vue uniquement)
- Sélection de modules confirmée selon votre plan
- Configuration du RGPD: région de résidence de données confirmée, contresignée par le DPA
Migration des données
Nous importons vos données client existantes le lendemain matin:
- Contacts CRM importés de CSV, Excel, ou connecteur direct (HubSpot, Salesforce, Clio, Xero, et autres)
- Documents existants téléchargés en vrac vers Vault avec connexion automatique client
- Fils de courriel historiques importés le cas échéant
- B05 examine la qualité des données de CRM et affiche des dossiers incomplets pour examen
Configuration du module
C'est là que se produit la configuration spécifique à la conformité:
- Règles de conformité configurées selon votre juridiction et votre secteur
- Service Desk: catégories de billets, minuteurs SLA, chemins d'escalade, flux de plaintes
- B02 : connexion de domaine, règles de routage des courriels
- B05 : configuration initiale du flux de travail pour le dépistage et le renouvellement de la LMA
- Calendrier de conservation des documents par type de document
Formation d'équipe et mise en pratique
Le dernier jour est pour votre peuple :
- 60 minutes de formation à toutes les mains (enregistré pour référence ultérieure)
- Démarches spécifiques pour les agents de conformité, les gestionnaires de relations et le personnel de soutien
- Essai : scénario client en direct exécuté début à la fin
- Go-live sign-off — vous êtes pleinement opérationnel d'ici la fin de la journée
Ce que vous devez être prêt
- Liste de clients dans une feuille de calcul ou une exportation CRM (tout format)
- Votre logo et codes de couleur de marque
- Liste des membres de l'équipe qui ont besoin de comptes et de leurs rôles
- Décision sur les modules que vous activez en premier
- 1 personne désignée comme administrateur de l'espace de travail (habituellement l'agent de conformité ou le gestionnaire de bureau)
C'est vraiment ça. On s'occupe de l'installation technique. Vous arrivez avec vos données et votre équipe.
Pourquoi la plupart des passagers finissent tôt
Le calendrier de quatre jours est un plafond, pas un plancher. La raison la plus courante à l'arrivée dans deux jours au lieu de quatre est que les entreprises arrivent avec une exportation CRM propre et une personne qui a clairement été désignée comme le champion interne. Avec des données propres et un contact décisif, les jours 2 et 3 compressent significativement.
La raison la plus courante pour laquelle l'embarquement prend un peu plus de temps est l'inverse : les données dans plusieurs systèmes, l'absence de propriétaire interne clair et les décisions prises par le comité. Si c'est votre cas, nous vous suggérons de désigner un seul décideur avant de commencer. Le travail technique prend des heures. L'alignement organisationnel est l'endroit où va le temps.
Intégration au niveau de l'entreprise : Pour les entreprises ayant plus de 50 utilisateurs, les exigences complexes en matière de migration des données ou plusieurs bureaux, nous offrons une intégration étendue avec une gestion de projet dédiée, un développement d'intégration sur mesure et un plan de déploiement échelonné. Le calendrier s'étend — mais pas à des mois. Les embarqués d'entreprise se terminent généralement en 2 à 3 semaines.
Après le départ : les 30 premiers jours
Aller en direct est le premier jour, pas la ligne d'arrivée. Votre spécialiste à bord reste disponible pendant les 30 premiers jours suivant le lancement. La chose la plus précieuse que vous puissiez faire pendant cette période est d'utiliser la plate-forme activement — exécutez la première tâche de conformité B05 , traitez le premier DSAR, fermez le premier ticket du bureau de service. La plate-forme apprend de l'utilisation; plus vous l'utilisez, plus elle est utile à vos workflows spécifiques.
Et si nous avons une exigence d'intégration personnalisée?
Les intégrations personnalisées sont évaluées lors de l'appel de cadrage préembarquement. Les intégrations les plus courantes (Xero, QuickBooks, Clio, HubSpot) ont des connecteurs pré-construits qui s'activent pendant le Jour 2. Les intégrations d'API personnalisées avec des systèmes sur mesure sont projetées séparément et généralement construites en 1 à 2 semaines aux côtés de l'embarquement principal.
Pouvons-nous ajouter des modules après la sortie?
Oui — les modules sont activés avec un seul basculement dans les paramètres de l'espace de travail. Chaque nouveau module a sa propre liste de contrôle de configuration et prend généralement 30 à 60 minutes pour se mettre en place avec l'aide de votre spécialiste de bord.
Commencez votre 4 jours d'embarquement cette semaine
Réservez un appel de démonstration. Nous allons visualiser votre configuration, confirmer vos sources de données, et programmer votre semaine d'embarquement. La plupart des entreprises vivent avant la fin du mois.
Réservez une démoExamen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
Auteurs · évaluateurs · Politique éditoriale