- Asana est utile pour la gestion des tâches et des projets.
- Le travail du client réglementé nécessite un échange de documents sécurisé, des dossiers structurés et des éléments probants de vérification.
- HubSecure relie les tâches au client, au coffre-fort, au courrier sécurisé, aux notes de risque et au statut de conformité.
- La gestion des tâches peut appuyer les opérations, mais elle ne devrait pas devenir le système d'enregistrement de conformité.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Les tâches ne sont pas le fichier client
Asana est bon pour assigner le travail, fixer les dates d'échéance et suivre l'avancement du projet. Mais les opérations réglementées des clients nécessitent plus que des rappels et l'état des tâches.
Lorsqu'une tâche indique « réviser les documents d'identification » ou « approuver à bord », la preuve et la décision doivent être consignées dans un dossier client contrôlé, et non dans un commentaire de tâche ou un fichier joint.
Où les outils de tâches créent la dérive de conformité
Les équipes fixent souvent des fichiers aux tâches, des liens vers des dossiers, collent les détails du client dans les commentaires et utilisent des champs personnalisés pour représenter l'état des risques. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais cela dépend fortement du comportement du personnel.
À mesure que l'équipe grandit, il devient plus difficile de savoir si le dossier client est complet, si les données sensibles sont là où elles devraient être et si l'historique des décisions est fiable.
Ce que HubSecure modifie
HubSecure garde les tâches connectées au profil client, coffre sécurisé, messages, liste de contrôle d'embarquement et notes de conformité. La tâche fait partie du dossier, pas un substitut.
Cela donne au personnel un flux de travail plus propre et donne aux gestionnaires une plus grande visibilité dans les dossiers clients.
Meilleur ajustement
Utilisez Asana pour les projets internes et la coordination d'équipe. Utilisez HubSecure pour le travail du client réglementé où la tâche doit se connecter aux documents, aux communications, aux approbations et à l'historique de la vérification.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Gestion des tâches | Tâches à l'intérieur du workflow client | Fort suivi général des tâches |
| Dossier client | CRM autochtone et contexte de la matière | Projets ou champs personnalisés |
| Fichiers sensibles | Coffre-fort sécurisé | Pièces jointes ou liens |
| Historique de l ' homologation | Connecté aux preuves du client | Observations/statut des tâches |
| Déclaration de conformité | Visibilité des flux de travail des clients | Tableaux de bord personnalisés |
| Vérification | Historique des flux de travail par client | Dépend de la discipline du processus |
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Foire aux questions
Elle peut appuyer la coordination, mais elle ne devrait pas être le seul système d'enregistrement des dossiers sensibles des clients, des décisions relatives aux risques et des preuves de conformité.
Les tâches s'inscrivent dans le flux de travail du client en même temps que les documents du coffre-fort, les messages sécurisés et l'historique de l'audit.
Oui. De nombreuses équipes utilisent des outils généraux de projet pour le travail interne et HubSecure pour les opérations de clients réglementées.
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Examen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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