- Dropbox est un outil de stockage et de partage de fichiers, et non un système d'exploitation client réglementé.
- Les équipes réglementées ont besoin du statut de demande, de l'examen de la propriété, de la conservation et de l'historique des preuves.
- HubSecure relie les documents au dossier client, au courrier sécurisé, aux tâches d'embarquement et de conformité.
- Dropbox peut rester utile pour les fichiers internes pendant que HubSecure gère l'échange client sensible.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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Le partage de fichiers n'est pas suffisant pour le travail réglementé
Dropbox aide les équipes à télécharger, stocker et partager des fichiers. C'est précieux, mais le travail du client réglementé nécessite plus qu'un lien de dossier. L'entreprise doit comprendre pourquoi un document a été demandé, qui l'a fourni, qui l'a examiné et quelle décision elle appuie.
Lorsque les fichiers sont séparés de l'enregistrement du client, le personnel a encore besoin de tableurs, de courriels et de rappels manuels pour suivre le flux de travail réel. Cela crée des lacunes exactement là où les gestionnaires et les vérificateurs ont besoin de clarté.
Où Dropbox devient une solution de rechange
Les équipes créent souvent un dossier par client, puis gèrent l'accès manuellement. Avec le temps, les noms de dossiers dérivent, les anciens liens restent actifs, et la dernière version peut être difficile à identifier.
Dropbox peut afficher une activité de fichier, mais l'activité de fichier n'est pas la même qu'un enregistrement de conformité complet. Un dossier réglementé nécessite aussi un statut, un contexte, des notes, des approbations et une logique de conservation.
Ce que HubSecure modifie
HubSecure Vault maintient l'échange de documents dans l'espace de travail du client. Les demandes, téléchargements, critiques, messages sécurisés et notes de conformité restent connectés.
Le résultat est moins de poursuite, moins de pièces jointes dupliquées et un historique plus clair lorsque quelqu'un demande comment le fichier client a été traité.
Meilleur ajustement
Utilisez Dropbox pour le stockage général et la collaboration de l'équipe. Utilisez HubSecure pour les soumissions de clients sensibles, les dossiers réglementés et les workflows de documents qui nécessitent une traçabilité solide.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Stockage des fichiers Cloud | Coffre-fort sécurisé à l'intérieur du dossier client | Stockage général solide |
| Demandes de téléchargement de clients | Demande structurée et suivi de l'état | Liens partagés et suivi manuel |
| État de l'examen des documents | Connecté au workflow et au propriétaire | Habituellement suivi des dossiers extérieurs |
| Historique des audits | Historique des flux de travail des clients | Activité de fichier seulement |
| Contexte de la conformité | AML/KYC, notes et approbations à proximité | Pas originaire |
| Visibilité de la gestion | Un espace de travail opérationnel | Dépend des conventions de dossiers |
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Foire aux questions
Dropbox peut être utilisé en toute sécurité lorsqu'il est configuré et régi avec soin. La limite est qu'il ne s'agit pas d'un flux de travail complet réglementé par le client.
Pour un échange client sensible, oui. De nombreuses équipes conservent toujours Dropbox pour les fichiers de travail internes et déplacent les documents clients réglementés dans HubSecure .
Une chambre forte relie les dossiers au client, demande, état, autorisations, notes d'examen et historique de vérification. Un dossier stocke habituellement le fichier sans le contexte d'affaires complet.
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