- Google Drive est un bon stockage de fichiers et la collaboration.
- Les équipes réglementées ont besoin de l'état des documents, du contexte client, du contrôle d'accès et des éléments probants.
- HubSecure Vault est conçu autour des demandes sécurisées, des états d'examen et des dossiers clients.
- Drive peut rester utile en interne pendant que HubSecure régit l'échange de clients sensibles.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
Ce guide appartient au cluster Secure Document Collection Guides. Continuer avec le hub produit pour une collecte de documents sécurisée.
Le stockage de fichiers n'est qu'une partie du travail
Google Drive répond à la question : où stockons-nous ce fichier ? Le travail réglementé demande également: qui l'a demandé, qui l'a téléchargé, qui l'a examiné, quelle décision a-t-il appuyée, et pouvons-nous le prouver plus tard?
Ces questions sont importantes pour les cabinets d'avocats, les comptables, les conseillers financiers, les équipes de conformité et toute entreprise qui traite des preuves confidentielles de clients.
Risques liés au Common Drive dans les travaux réglementés
Les autorisations de dossier peuvent s'étendre. Les fichiers peuvent être copiés, partagés à l'extérieur ou déplacés du contexte client. Le personnel crée souvent des dossiers en double parce que la convention de nommage n'est pas claire.
Même lorsque les permissions sont bien gérées, Drive ne fournit pas automatiquement le flux de travail réglementé autour d'un fichier client. Les équipes ont encore besoin du statut de demande, des notes d'examen, de la conservation, de la classification des documents et d'une vision opérationnelle unique.
Quoi ? Vault fournit
HubSecure Vault est construit pour l'échange de documents client contrôlé. Les documents se trouvent dans le dossier client, reliés aux tâches d'embarquement, aux notes de risque, aux approbations et à l'historique de vérification.
Cela réduit la nécessité de poursuivre les clients par courriel, de rechercher des lecteurs partagés ou de reconstruire l'historique des fichiers lorsqu'un gestionnaire, un vérificateur ou un régulateur demande ce qui s'est passé.
Meilleur ajustement
Utilisez Drive pour la collaboration interne et les documents de travail à faible risque. Utiliser HubSecure Défaut pour les présentations sensibles des clients, les preuves de conformité et les documents qui exigent une propriété et une traçabilité claires.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Stockage de fichiers | Coffre-fort sécurisé à l'intérieur du dossier client | Stockage en nuage solide |
| Flux de téléchargement du client | Demande structurée et statut | Nécessite des liens partagés ou un téléchargement manuel |
| Examen des documents | Construit autour de l'état du fichier client | Généralement manuel |
| Accès au cycle de vie | Gouvernance par client et flux de travail | Gestion des autorisations requise |
| Historique des audits | Connecté au travail réglementé | L'activité de fichier existe mais le contexte est limité |
| Preuves prêtes pour l'organisme de réglementation | Conçu pour l'historique des cas | Nécessite une reconstruction |
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Foire aux questions
Oui, avec une configuration et une gouvernance soignées. La limitation est que Drive n'est pas un workflow de conformité conçu spécialement ou un coffre-fort client.
Une chambre forte relie chaque document au client, demande, état, notes d'examen, autorisations et historique de vérification. Un dossier ne stocke habituellement que le fichier.
Pas nécessairement. De nombreuses équipes conservent des documents de travail internes dans Drive et déplacent l'échange de clients sensibles vers HubSecure .
Voir HubSecure en action
Remplacez la recherche de boîte de réception et les solutions de rechange partagées par un espace de travail du client régi.
Examen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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