- Google Workspace est un logiciel de productivité, pas un système d'exploitation client réglementé.
- Gmail, Drive et Docs ne créent pas de piste complète de preuves AML/KYC par défaut.
- HubSecure ajoute client à bord, coffres sécurisés, historique de vérification et flux de travail de conformité.
- La plupart des équipes devraient utiliser HubSecure aux côtés de Google Workspace plutôt que de le remplacer.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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La véritable lacune n'est pas la collaboration
Google Workspace est fort dans la collaboration quotidienne : courriel, documents partagés, calendriers et réunions vidéo. L'écart apparaît lorsque le travail du client devient réglementé, lourd de preuves et sensible au temps.
Une entreprise réglementée doit savoir qui possède le dossier du client, quels documents ont été demandés, ce que le client a soumis, ce qui a été vérifié, quelles décisions relatives aux risques ont été prises et si le dossier peut être produit plus tard sans que l'histoire ne soit reconstruite à partir des fils de courriel.
Où Google Workspace se décompose généralement
Gmail n'est pas un canal d'admission contrôlé pour les documents d'identité, les contrats ou les preuves confidentielles de clients. Les pièces jointes sont transmises, dupliquées et stockées à l'extérieur d'un seul dossier client.
Google Drive peut stocker des fichiers, mais le stockage n'est pas le même qu'un workflow de conformité. Les équipes ont toujours besoin de règles de conservation, d'examens d'accès, d'historiques de vérification, d'états d'approbation et d'un lien clair entre le dossier et la question du client.
Google Sheets peut suivre le travail, mais les feuilles de calcul sont difficiles à gérer à l'échelle. Ils ne fournissent pas les mêmes contrôles que la gestion de cas structurée, les antécédents d'activités immuables ou les rapports prêts à l'organisme de réglementation.
Ce que HubSecure ajoute
HubSecure donne à l'entreprise un espace de travail unique pour les dossiers clients, le courrier sécurisé, les coffres-forts de documents, les formulaires d'embarquement, les tâches AML/KYC, les notes de risque et l'historique de la vérification.
Au lieu de demander au personnel de recoudre Gmail, Drive, Docs and Sheets, HubSecure garde le workflow réglementé en un seul endroit. L'ensemble de productivité demeure utile, mais il ne porte plus la charge de la preuve de conformité.
Meilleur ajustement
Utilisez Google Workspace pour une productivité interne. Utilisez le HubSecure .
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Courriel, calendrier et documents | Compléments Google Workspace | Forte capacité native |
| Portail client sécurisé | Conçu pour les flux de travail externes des clients | Nécessite une configuration et une gouvernance |
| Piste de preuves AML/KYC | Historique structuré du dossier client et de la vérification | Non disponible en tant que workflow suite native |
| Demande de dossier et état de l'examen | Connecté au client | Habituellement géré manuellement |
| Communication du client réglementée | Messagerie sécurisée et contexte client | Email-premier, thread-based |
| Rapports de gestion | Pipeline, conformité et visibilité record | Nécessite des rapports personnalisés |
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Foire aux questions
Habituellement non. Google Workspace reste utile pour la productivité. HubSecure gère les flux de travail réglementés des clients, l'échange de documents sécurisé et les preuves de conformité.
Il peut soutenir la bonne gouvernance lorsqu'il est configuré avec soin, mais il ne s'agit pas d'une plate-forme complète de cycle de vie AML/KYC ou client.
Conduire les dossiers stockent les documents. HubSecure gère le flux de travail autour de ces documents : demandes, propriété, état, piste de vérification, conservation et contexte client.
Voir HubSecure en action
Remplacez la recherche de boîte de réception et les solutions de rechange partagées par un espace de travail du client régi.
Examen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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