- Outlook est construit pour l'email, pas les flux de travail de bout en bout réglementés client.
- Les preuves des clients, les dossiers sensibles et les approbations nécessitent plus de structure que les dossiers de boîte de réception.
- HubSecure connecte le courrier sécurisé aux dossiers CRM, aux documents de voûte, aux tâches et aux pistes de vérification.
- Outlook peut rester votre boîte aux lettres quotidienne pendant que HubSecure s'occupe du travail client hautement confiant.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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La boîte de réception n'est pas l'enregistrement client
Outlook est familier et utile, mais il n'a pas été conçu pour être le dossier opérationnel du travail des clients réglementés. Des décisions importantes sont enterrées dans des réponses. Les pièces jointes vivent dans plusieurs boîtes aux lettres. Le personnel utilise des dossiers personnels que les gestionnaires ne peuvent pas facilement examiner.
Cela crée un risque lorsque le travail exige des preuves : qui a demandé ce document, quand le client l'a envoyé, qui l'a examiné, qu'est-ce qui a changé et quelle décision a été prise?
Où Outlook a besoin d'aide
E-mail n'impose pas naturellement l'état de flux de travail. Un client peut envoyer la mauvaise pièce jointe, le personnel peut manquer la dernière version, et les gestionnaires peuvent ne pas savoir si l'embarquement est complet sans demander à quelqu'un de fouiller sa boîte aux lettres.
Les contrôles de conservation et de sécurité Outlook sont utiles, mais ils ne fournissent pas un CRM complet, coffre-fort sécurisé, liste de contrôle à bord ou l'historique de cas AML/KYC.
Comment HubSecure modifie le flux de travail
HubSecure B02 maintient la communication liée au profil du client, à la matière, aux demandes de documents et aux notes de conformité. La conversation devient une partie de l'enregistrement d'exploitation au lieu d'un thread séparé.
Pour le client, l'expérience est plus claire : demandes sécurisées, échange de documents protégés et moins de confusion sur ce qui manque.
Meilleur ajustement
Utilisez Outlook pour les courriels d'affaires normaux. Utilisez HubSecure lorsque la communication contient des données réglementées, des fichiers sensibles, des étapes d'embarquement du client ou des décisions qui doivent être auditables plus tard.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Courriel quotidien | Compléments utilisation de la boîte aux lettres | Forte capacité native |
| Sécurité des messages clients | Construit pour l'échange réglementé | Dépend de la configuration de courrier/sécurité |
| Contexte CRM | Connecté à l'enregistrement client | Séparer de la boîte de réception sauf si intégrée |
| Demandes de documents | Suivi dans le flux de travail du coffre-fort | Pièce jointe et suivi |
| Feuille de vérification | Historique des activités de flux de travail | Registres de courrier électronique et conservation seulement |
| Visibilité de la gestion | Statut de client en un seul endroit | Nécessite une recherche / déclaration par boîte aux lettres |
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Foire aux questions
Outlook peut être configuré avec de solides contrôles de sécurité. Le problème le plus important est que l'email seul ne fournit pas un flux de travail complet réglementé client.
Le courrier sécurisé maintient une communication client sensible liée au dossier client, au coffre-fort des documents, à l'état de flux de travail et à l'historique de l'audit.
C'est pas vrai. Outlook peut rester la boîte aux lettres quotidienne. HubSecure est utilisé pour le travail du client qui nécessite un contrôle et une traçabilité renforcés.
Voir HubSecure en action
Remplacez la recherche de boîte de réception et les solutions de rechange partagées par un espace de travail du client régi.
Examen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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