Comment fonctionne le flux de travail
Un flux d'approbation régi élimine les chaînes de courriels et les versions perdues. Chaque étape est suivie du téléchargement à la signature.
Le document est téléchargé directement dans la faille régie, relié au dossier client pertinent. L'historique des versions commence immédiatement.
Preuve : hash de fichier, identité du téléchargeur, horodatage et source enregistréeAI L'opérateur vérifie le document en fonction des champs requis et des critères d'exhaustivité. Les lacunes sont signalées avant qu'un examinateur humain ne voie le fichier.
Preuves: vérification de l'exhaustivité de l'IA enregistrée avec les constatations, score de confiance et horodatageUne tâche est créée et l'examinateur désigné en est avisé. La tâche porte le document, les conclusions de l'IA et une date limite.
Preuve : tâche créée avec le cessionnaire, délai et version de document liéeL'examinateur laisse des commentaires en ligne. Toute révision crée une nouvelle version. Tous les changements sont suivis par rapport au téléchargement original.
Preuve : historique de la version complète avec attribution de changement et fil de commentaire conservéL'examinateur approuve la version finale. L'approbation est enregistrée en fonction du document, de l'identité de l'examinateur et de l'horodatage.
Preuves: approbation enregistrée avec ID de l'examinateur, version approuvée hash et horodatageLe document est acheminé vers le module Signe. Le signataire reçoit un lien régi. La signature est recueillie, vérifiée et jointe au document.
Preuve: certificat de signature, identité du signataire, horodatage et empreinte digitale du documentModules concernés
Quatre modules couvrent le cycle de vie complet de l'homologation: stockage, examen de l'IA, gestion des tâches et signature.
Défaut
Stockage de documents géré avec l'historique des versions, le contrôle d'accès et les contrôles d'intégrité des fichiers sur chaque téléchargement.
Opérateur d'IA
Des vérifications de l'exhaustivité et de la cohérence sont effectuées automatiquement avant qu'un examinateur humain ne soit affecté. Chaque action d'IA est enregistrée.
Tâches
Affectation de l'examinateur, dates d'échéance et suivi de l'état – tous liés au document et au dossier client.
Signe
Collecte des signatures électroniques avec vérification des signataires, certificat de vérification et empreintes digitales des documents falsifiés.
Chaînes de courrier électronique vs approbation régie
Le coût de l'approbation par courriel est invisible jusqu'à ce que quelque chose tourne mal. Un système régi rend l'ensemble du processus vérifiable à partir du premier jour.
Avant: Approbation par courriel
- Documents envoyés comme pièces jointes — les versions se multiplient
- Approbations enterrées dans des chaînes de réponse
- Aucun document indiquant qui a examiné la version
- Signeatures collectées au moyen d'outils distincts
- La préparation des audits prend des jours
- Lacunes de conformité découvertes trop tard
Après: Agrément gouvernemental
- Document unique en Défaut avec historique de version
- Approbations enregistrées sur document et identité
- Sentier d'examen complet toujours disponible
- Module de signalisation intégré dans le même flux de travail
- Dossier de vérification exporté en un seul clic
- Lacunes signalées avant le début de l'examen
Remplacer les chaînes d'approbation des courriels
Réservez une démo pour voir comment Défaut, Opérateur d'IA, Tâches and Signe travaillent ensemble pour régir le cycle de vie complet d'approbation des documents.