Flux de travail sécurisé pour la communication avec les clients

Comment fonctionne le flux de travail

Chaque interaction cliente passe par un canal régi. Rien n'est laissé dans les boîtes de réception personnelles ou les conversations latérales non suivies.

1

Client inquiry arrives via Messages sécurisés

Le client envoie un message par le canal de courrier chiffré. Le message est reçu, horodaté et assigné automatiquement au bon enregistrement client.

Preuve : message enregistré avec l'expéditeur, timestamp et état de livraison

2

Internal team discussion via Chatte de bouclier

L'équipe discute de l'enquête dans un fil Chatte de bouclier régi lié au dossier client. Pas de canaux latéraux, pas d'applications de messagerie personnelle.

Preuve: chat d'équipe enregistré avec les participants, horodatage et historique des messages

3

Documents shared via Secure Room

Les documents pertinents sont partagés par l'intermédiaire d'une salle sécurisée avec accès basé sur le rôle. Le client reçoit une notification et un lien réglementé, sans pièce jointe.

Preuve: accès au fichier enregistré avec l'identité du spectateur et le temps d'accès

4

Client reviews and leaves comments

Le client examine les documents dans le portail et ajoute des commentaires ou des questions. Toutes les activités sont suivies en fonction du dossier client.

Preuves: activité client suivie avec la durée de la vue et l'historique des commentaires

5

Response sent via encrypted mail

La réponse finale est composée et envoyée par courrier sécurisé. Le chiffrement est appliqué à la couche transport. La livraison est confirmée et enregistrée.

Preuves: livraison confirmée, reçu de lecture enregistré, chiffrement vérifié

6

Communication record is complete

Le fil de communication complet — courrier, chat, accès aux documents et commentaires — est archivé dans le dossier client et est exportable pour vérification.

Preuves : piste complète exportable en format PDF ou JSON pour examen de la conformité

Modules concernés

Quatre modules travaillent ensemble pour couvrir chaque canal de communication — tous régis par la même couche de preuve.

Messages sécurisés

Courriel client chiffré avec confirmation de livraison, reçu de lecture et enregistrement automatique des dossiers clients.

Chatte de bouclier

Messagerie d'équipe dirigée liée aux dossiers clients. Chaque fil est conservé, consultable et vérifiable.

Chambres sécurisées

Espaces de partage de documents contrôlés par le rôle. L'accès est suivi par visionneur — aucun lien anonyme.

Portail client

Un espace de travail régi où les clients examinent les documents, laissent des commentaires et suivent leurs propres demandes.

Quelle preuve est créée

Chaque point de contact dans le flux de communication crée une entrée de preuve horodatée. La piste complète est disponible sur demande.

Client message received L'identité de l'expéditeur, le contenu du message, l'horodatage et l'état de livraison stockés sur l'enregistrement client.

Internal discussion logged Les participants au fil Chatte de bouclier, l'historique des messages et les notes de résolution retenues.

Document access recorded Qui a vu quel fichier, quand, à partir de quelle session du portail - tous enregistrés automatiquement.

Client comments tracked Commentaires, questions et remerciements attribués à l'identité du client avec horodatage.

Response delivery confirmed Un reçu de livraison de courrier chiffré, une confirmation de lecture et un certificat de chiffrement stockés.

Full trail archived and exportable Le dossier de communication complet est disponible pour l'exportation de vérification en tout temps — PDF ou JSON.

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