Migrieren Ihrer CRM-Daten nach HubSecure: Ein praktischer Leitfaden

Jedes Unternehmen, mit dem wir sprechen, ist nervös, ihre CRM-Daten zu migrieren. Es ist verständlich — Mandantenrekorde sind das operative Rückgrat des Unternehmens, und der Gedanke an etwas Unrechtes ist rechtmäßig beängstigend. Lassen Sie uns also ganz klar sein: In unserer Erfahrung ist die Datenmigrationsangst etwa 5x größer als das eigentliche Migrationsproblem. Die Ängste sind real, die Migration ist überschaubar.

Hier ist, was wir abdecken: wie Sie Ihre Daten vorbereiten, wie der Import funktioniert, was mit Fragen der Datenqualität passiert und was Sie erwarten, nachdem Sie leben.

Schritt 1: Die Datenprüfung (do this first)

Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um Ihre aktuellen Daten zu überprüfen, bevor Sie Importtools verwenden. Exportieren Sie alles in eine Tabelle und schauen Sie es sich ehrlich an. Was Sie normalerweise finden:

• Doppelte Kontakte (dieselbe Person wurde zweimal, manchmal dreimal eingegeben)
• Unvollständige Aufzeichnungen (Kontakte ohne E-Mail, ohne Telefonnummer, unabhängig von der Zuordnung)
• Veraltete Daten (Kunden, mit denen Sie seit mehr als 10 Jahren nicht mehr zusammengearbeitet haben)
• Inkonsistente Kategorisierung (Kundentypfeld hat 15 verschiedene Werte, die drei Dinge bedeuten)
• Persönliche Daten, die Sie gemäß Ihrem Aufbewahrungsplan hätten löschen sollen

Migrieren Sie keine fehlerhaften Daten. Zuerst reinigen. Eine saubere Migration von 800 Kontakten ist unendlich wertvoller als eine chaotische Migration von 2.000. Dies ist – nicht zufällig – auch eine gute DSGVO-Übung: Sie identifizieren personenbezogene Daten, die hätten gelöscht werden sollen.

Schritt 2: Feld Mapping

Das Importtool von HubSecure führt Sie durch die Feldzuordnung: Anpassen der Spalten in Ihrem Export an Felder im Datenmodell von HubSecure. Die häufigsten Zuordnungen erfolgen automatisch (Vorname → Vorname, E-Mail → E-Mail). Diejenigen, die Aufmerksamkeit erfordern, sind benutzerdefinierte Felder – alles, was Ihr aktuelles CRM in nicht standardmäßigen Feldern speichert.

Benutzerdefinierte Felder, die nicht den Standardfeldern HubSecure zugeordnet sind, können beim Import als benutzerdefinierte Felder erstellt werden – sie bleiben vollständig erhalten.

Schritt 3: Der tatsächliche Import

1. Führen Sie zunächst einen Testimport mit 50 Datensätzen durch. Überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie den vollständigen Import durchführen. Überprüfen Sie, ob Namen, E-Mails und Schlüsselfelder korrekt zugeordnet sind. Beheben Sie alles, was in der Zuordnungskonfiguration falsch aussieht.
2. Führen Sie den vollständigen Import aus. Bei CSV-Importen von bis zu 10.000 Kontakten dauert dies normalerweise 5–10 Minuten. Größere Importe werden in Chargen verarbeitet und können bis zu einer Stunde dauern.
3. Sehen Sie sich den KI-Qualitätsbericht an. Nach dem Import sucht die KI nach möglichen Duplikaten, fehlenden Pflichtfeldern und Datenanomalien. Sie erhalten eine priorisierte Liste der zu überprüfenden Datensätze – keine Flut von Rohdaten, sondern umsetzbare Flags mit vorgeschlagenen Korrekturen.
4. Markierte Elemente auflösen. Die KI bearbeitet einfache Fälle automatisch (bestätigte Duplikate werden zusammengeführt, standardisierte Formatierungen werden angewendet). Randfälle stehen für Ihre Überprüfung in der Warteschlange. Ein sauberer Import dauert in der Regel 15 bis 30 Minuten.

Direktverbinder

Wenn Ihr aktuelles Tool über einen Direktanschluss verfügt, ist der Import noch einfacher – kein CSV-Export erforderlich. Aktuelle Direktanschlüsse:

• HubSpot – Kontakte, Unternehmen, Angebote und Aktivitätsverlauf
• Salesforce – Kontakte, Konten, Opportunities und benutzerdefinierte Objekte
• Clio – Kontakte, Angelegenheiten und Dokumente
• Xero – Kundenkonten und Rechnungsverlauf
• Pipedrive – Kontakte, Angebote und Aktivitätsnotizen
• Google-Kontakte/Outlook-Kontakte – grundlegende Kontaktsynchronisierung

Was passiert mit unserem alten CRM während der Migration – müssen wir es deaktivieren?

Nein – der Import erfolgt additiv zu HubSecure und ist schreibgeschützt aus Ihrem Quellsystem. Sie können beide Systeme parallel ausführen, bis Sie mit dem Migrationsergebnis zufrieden sind. Die meisten Firmen laufen ein bis zwei Wochen lang parallel und nehmen dann das alte System außer Betrieb, sobald sie sich vergewissert haben, dass alles korrekt ist.

Was wäre, wenn sich unsere Daten an mehreren Orten befinden – in einer Tabelle, in einem alten CRM und in den Outlook-Kontakten einer anderen Person?

Häufige Situation. Wir handhaben es mit mehreren sequenziellen Importen – jeweils eine Quelle. Die KI-Deduplizierung wird nach jedem Import ausgeführt, sodass Sie keine dreifachen Datensätze erhalten. Wir empfehlen, mit der umfassendsten Quelle zu beginnen und diese durch andere zu ergänzen.