- Verbraucherdokument-Tools haben kein Konzept von Client-Aufzeichnungen, Materie-Linking oder Retentionspläne
- Vault speichert Dokumente mit AES-256-GCM-Verschlüsselung, verknüpft mit Client-Aufzeichnungen, mit Tamper-evident Audit-Strecken
- Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien halten Sie DSGVO-konform ohne manuelle Haushaltsführung
- E-Signatur, Dokumentenanfragen und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung werden eingebaut — nicht Add-ons
Es gibt ein Dokumentenmanagement-Setup, das fast jedes professionelle Dienstleistungsunternehmen unter 50 Personen verwendet: ein geteiltes Cloud-Laufwerk organisiert in Ordner, etwa nach Kundennamen, vage nach Jahr. Einige Ordner sind sorgfältig organisiert. Andere sind Chaos. Es gibt keine Rückhaltepolitik. Es gibt keinen Löschvorgang. Es gibt keine Audit-Trail zeigt, wer auf was zugegriffen hat. Dokumente mit sensiblen persönlichen Daten sitzen neben Rechnungen und Mittagsmenüs.
Dies ist der aktuelle Zustand der Industrie und muss sich ändern. Nicht, weil es unannehmlich ist - es ist eigentlich ziemlich praktisch - aber weil es eine regulatorische Exposition schafft, mit der die meisten Unternehmen nicht vollständig rechnen.
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Die Risiken, die sich leise ansammeln
- Eine hohe AES-256-Verschlüsselung gibt es auf den Free-/Standard-Ebenen des Verbraucherspeichers nicht – ruhende Dokumente werden nicht mit einem Standard verschlüsselt, den die Aufsichtsbehörden für sensible personenbezogene Daten erwarten.
- Hoch Geteilte Links können weitergeleitet werden. Ein an einen Kunden gesendeter Link kann jeden erreichen. Normalerweise gibt es keine Aufzeichnungen darüber, wer tatsächlich auf das Dokument zugegriffen hat, nachdem der Link Ihre Hände verlassen hat.
- Mittel Kein Aufbewahrungsplan bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten mit ziemlicher Sicherheit länger als gesetzlich zulässig aufbewahren. Nach der DSGVO müssen Sie personenbezogene Daten löschen, sobald der Zweck ihrer Speicherung erlischt.
- Mittlere US-amerikanische Cloud-Anbieter unterliegen Datenzugriffsanfragen der US-Regierung (Cloud Act). Auf die auf einem US-Server gespeicherte Passkopie Ihres Kunden können US-Behörden ohne Ihr Wissen legal zugreifen.
- Mittel Keine Dokumentversionierung oder Manipulationserkennung bedeutet, dass Sie nicht nachweisen können, dass ein Dokument seit seiner Einreichung nicht geändert wurde.
Was Vault stattdessen tut
AES-256-GCM-Verschlüsselung im Ruhezustand
Jede in Vault gespeicherte Datei ist mit AES-256-GCM verschlüsselt – dem gleichen Standard, der auch für Finanz- und Gesundheitsdaten verwendet wird. Die Verschlüsselung im Ruhezustand ist obligatorisch und nicht optional.
Client und Materie-Link
Dokumente schweben nicht in Ordnern – sie sind an bestimmte Kundendatensätze und Sachverhaltsdateien angehängt. Es dauert nur wenige Sekunden, alles zu finden, was mit einem Kunden zu tun hat, und nicht eine Ordnersuche.
Automatisierte Aufbewahrungspläne
Legen Sie Aufbewahrungsfristen nach Dokumenttyp fest: KYC-Dokumente werden nach der Geschäftsbeziehung 5 Jahre lang aufbewahrt. Verträge werden für 7 aufbewahrt. Personenbezogene Daten werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.
Manipulationssicherer Prüfpfad
Jeder Zugriff, jedes Herunterladen, Teilen, Bearbeiten und Löschen wird mit Zeitstempel und Benutzeridentität protokolliert. Sie können nachweisen, wer ein Dokument wann gesehen hat – oder dass niemand es manipuliert hat.
Sichere Kundendokumentanfragen
Fordern Sie Dokumente von Kunden über ein sicheres Portal an – keine E-Mail-Anhänge, keine nicht authentifizierten Dateifreigabelinks. Kunden laden die Datei direkt in ihren Tresor hoch.
E-Signatur integriert
Senden Sie Vereinbarungen direkt aus Vault zur Unterzeichnung. Signierte Dokumente werden mit dem vollständigen Prüfprotokoll der Signatur gespeichert – es ist kein separates DocuSign-Konto erforderlich.
Der Aufbewahrungsplan, den niemand geschrieben hat
Fragen Sie die meisten professionellen Dienstleistungsunternehmen, ob sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Dokumenten haben, und sie werden mit „Ja“ antworten. Fragen Sie sie, wann sie das letzte Mal eine Kundendatei gelöscht haben, und sie werden innehalten. Nicht durchgesetzte Aufbewahrungspläne sind Bestrebungen und keine Kontrollen. Die automatische Aufbewahrung von Vault bedeutet, dass die Löschung tatsächlich erfolgt – nicht erst, wenn jemand dazu bereit ist, sondern nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan.
Für die DSGVO-Compliance ist dies in ganz besonderer Weise wichtig: Die Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten wird nicht dadurch aufgehoben, dass man sie vergisst. Wenn ein DSAR fragt: „Welche Daten haben Sie über mich gespeichert?“, lautet die Antwort, die Dokumente aus einer Kundenbeziehung enthält, die vor sechs Jahren endete – die Sie vor zwei Jahren hätten löschen sollen – ein Compliance-Problem.
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
Die KI-Schicht von Vault extrahiert automatisch strukturierte Daten aus Dokumenten: Sie zieht den Firmennamen und die Registrierungsnummer aus einem Unternehmenszertifikat, extrahiert das Ablaufdatum aus einem Reisepass, identifiziert die Schlüsselbedingungen in einem Vertrag und füllt die relevanten Felder im CRM-Datensatz des Kunden aus. Wofür ein Teammitglied früher pro Neukunde 15 Minuten brauchte – jedes Dokument öffnen, lesen, die Daten eingeben – dauert nur Sekunden.
Der DSAR-Anwendungsfall allein: Wenn ein Kunde eine Zugriffsanfrage für eine betroffene Person stellt, generiert Vault sofort einen vollständigen Dokumentenexport – jede Datei, die mit diesem Kundendatensatz verknüpft ist, einschließlich Zugriffsprotokollen. Wofür früher stundenlanges manuelles Durchsuchen eines freigegebenen Laufwerks nötig war, genügt ein Klick. Die Zeitersparnis bei einem einzelnen DSAR deckt in der Regel die monatelangen Vault-Abonnementkosten ab.
Abweichend von Ihrem aktuellen Setup
Die Migrationsfrage steht immer an erster Stelle. Ja, die Migration von Dokumenten ist Arbeit. Das ist weniger Arbeit, als es sich anhört, denn die meisten Firmen stellen bei der Migration fest, dass ein erheblicher Teil der Inhalte auf ihrem gemeinsamen Laufwerk überhaupt nicht migriert werden muss – sie können gelöscht werden, da die Aufbewahrungsfrist schon vor Jahren abgelaufen ist. Die Migration wird zu einer Compliance-Bereinigung. Die meisten Unternehmen haben am Ende ein besseres Gefühl hinsichtlich ihrer Datenqualität als seit Jahren.
Kann Vault jeden Dateityp speichern?
Ja – PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Bilder, gescannte Dokumente und alle anderen Dateitypen. Die KI-Verarbeitung (Datenextraktion, Klassifizierung) funktioniert am besten bei PDFs und gängigen Office-Formaten, aber Vault speichert alles.
Ist Vault für Kunden oder nur für interne Benutzer zugänglich?
Beide. Es gibt eine interne Ansicht für Ihr Team mit vollständiger Zugriffskontrolle und ein kundenorientiertes Portal, in dem Kunden angeforderte Dokumente hochladen, freigegebene Dateien anzeigen und Vereinbarungen unterzeichnen können. Die Clientansicht ist berechtigungsbezogen – sie können nur sehen, was Sie explizit mit ihnen teilen.
Siehe Vault verarbeitet eine vollständige Client-Datei
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