- كل بريد إلكتروني آلي يحتاج إلى أساس قانوني موثق - الموافقة أو المصالح المشروعة أو أداء العقد
- الموافقة غير مطلوبة دائما؛ فالمصالح المشروعة يمكن أن تغطي الكثير من اتصالات العملاء
- يجب أن يتم تخزين سجلات التفضيلات وتكريمها وإمكانية إنتاجها بموجب DSAR
- يقوم HubSecure بتخزين الأساس القانوني لكل نوع اتصال وتصفية جميع عمليات الإرسال التلقائية وفقًا لذلك
لا يحظر القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أتمتة البريد الإلكتروني. يتطلب الأمر أن تعرف سبب حقك القانوني في إرسال كل نوع من أنواع البريد الإلكتروني، وأن تحترم عندما لا يرغب الأشخاص في تلقيها، ويمكنك إثبات هذين الأمرين إذا طلب منك ذلك. لا تواجه معظم الشركات مشكلة في الإرسال، بل لديها مشكلة في التوثيق والحوكمة.
لنكن واضحين بشأن أمر ما أولاً: الالتزام بقواعد البريد الإلكتروني الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لا يتعلق بإضافة رابط إلغاء الاشتراك في أسفل كل بريد إلكتروني. وهذا هو الحد الأدنى من المتطلبات، وليس برنامج الامتثال. إن الامتثال الحقيقي للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) للبريد الإلكتروني يعني وجود أساس قانوني موثق لكل نوع من أنواع الاتصالات قبل إرسالها.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) للشركات النامية وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) مقارنة HubSpot دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
موارد الأمان والخصوصية والحوكمة ذات الصلة
تابع مع مركز الأمان والثقة HubSecure، واتفاقية معالجة البيانات، والمعالجات الفرعية، وسير عمل الامتثال، ومشغل الذكاء الاصطناعي المحكوم.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM). تابع مع مركز المنتج للحصول على التوافق crm .
الأساس القانوني لإيميلات الخدمات المهنية
القواعد القانونية الثلاثة التي تغطي معظم اتصالات البريد الإلكتروني للخدمات المهنية:
| نوع الاتصال | أساس شرعي | ملحوظات |
|---|---|---|
| تحديثات المسألة والتقارير المرحلية | أداء العقد | أنت ملزم تعاقديًا بالتواصل. لا حاجة لموافقة منفصلة. |
| طلبات المستندات | أداء العقد | مطلوب لإتمام الخطوبة. لا حاجة للموافقة. |
| اتصالات الفواتير والفواتير | تنفيذ العقد / الالتزام القانوني | لا حاجة للموافقة. |
| تسجيلات الوصول بعد المسألة (العملاء الجدد) | المصالح المشروعة | العملاء الجدد، الخدمة ذات الصلة، يمكن للعميل أن يتوقع الاتصال بشكل معقول. قم بتوثيق LIA الخاص بك. |
| البيع المتبادل للخدمات ذات الصلة | المصالح المشروعة (بشروط) | يجب أن تكون خدمة ذات صلة حقيقية، ويجب ألا تتجاوز مصالح العميل، ويجب أن توفر إمكانية إلغاء الاشتراك بسهولة. |
| النشرة الإخبارية / تحديثات الصناعة | الموافقة أو المصالح المشروعة | يفضل الموافقة؛ LI ممكن ولكنه يتطلب تقييمًا دقيقًا وإلغاء الاشتراك بشكل واضح. |
| اتصالات ترويجية بحتة | الموافقة مطلوبة | أنت بحاجة إلى موافقة صريحة ومسجلة. لا موافقة = لا ترسل. |
كيف يدير هذا
يتم تكوين كل تسلسل بريد إلكتروني في HubSecure على أساس قانوني. عندما تقوم بإنشاء نظام تشغيل آلي، فإنك تحدد الأساس الذي يتم بموجبه الإرسال - تنفيذ العقد، أو المصالح المشروعة، أو الموافقة. يقوم النظام بعد ذلك بتصفية التسلسل بناءً على سجل تفضيلات كل مستلم:
- يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بأداء العقد إلى جميع العملاء النشطين بغض النظر عن تفضيلات التسويق — لأنها مطلوبة قانونًا
- يتم قمع تسلسل المصالح المشروعة لأي شخص مارس حقه في الاعتراض على هذا النوع من التواصل
- يتم إرسال التسلسلات المستندة إلى الموافقة فقط إلى جهات الاتصال التي لديها موافقة نشطة ومسجلة لنوع الاتصال المحدد هذا
يتم تخزين سجل التفضيلات لكل جهة اتصال في CRM، ويكون له طابع زمني، ويمكن إنتاجه بموجب DSAR. عندما يسأل العميل "ما هي الاتصالات التي ترسلها لي ولماذا؟"، تكون الإجابة عبارة عن تقرير بنقرة واحدة - وليس التدافع عبر ثلاثة أنظمة.
تقييم المصالح المشروعة الذي يجب عليك القيام به
بالنسبة لأي تسلسل بريد إلكتروني تريد تشغيله ضمن المصالح المشروعة، فإنك تحتاج إلى تقييم المصالح المشروعة (LIA) الموجود في الملف. الاختبارات الثلاثة:
- اختبار الغرض: هل هناك مصلحة مشروعة؟ (نعم - يعد البقاء على اتصال مع العملاء لتقديم الخدمات ذات الصلة بمثابة مصلحة تجارية حقيقية.)
- اختبار الضرورة: هل البريد الإلكتروني هو الطريقة الأقل تدخلاً لتحقيق ذلك؟ (بالنسبة لمعظم تسلسلات المتابعة، نعم، فالاتصال المباشر سيكون أكثر تطفلاً، وليس أقل).
- اختبار التوازن: هل مصالح العميل أو حقوقه تفوق مصالحك أو حقوقك؟ (ليس إذا كان الاتصال ذا صلة ومتوقعًا وسهل إيقافه).
يتضمن HubSecure قوالب LIA لحالات استخدام الخدمات الاحترافية الأكثر شيوعًا. تقوم بتوثيق التقييم مرة واحدة لكل نوع تسلسل؛ ويقوم النظام بتخزينها وربطها بكل بريد إلكتروني يتم إرساله بموجب هذا الأساس.
الجانب الإيجابي العملي للقيام بذلك بشكل صحيح: عندما تقوم بتوثيق الأساس القانوني لكل نوع اتصال، تكتشف أنه يحق لك بالفعل إرسال أكثر مما كنت تعتقد - دون موافقة. كانت معظم شركات الخدمات المهنية تتواصل بشكل ناقص مع العملاء لأنها افترضت أنهم بحاجة إلى موافقة على كل شيء. تغطي المصالح المشروعة معظم اتصالات ما بعد المسألة والبيع المتبادل للعملاء الجدد. لا تحتاج إلى حملة موافقة. أنت بحاجة إلى LIA موثق.
إلغاء الاشتراك المطلوب بالفعل
بالنسبة لجميع الاتصالات المتعلقة بالمصالح المشروعة، يجب عليك تقديم حق حقيقي وسهل في الاعتراض. من الناحية العملية: رابط واضح لإلغاء الاشتراك، ومركز تفضيلات حيث يمكن للعملاء إلغاء الاشتراك في أنواع معينة من الاتصالات (وليس فقط "الكل أو لا شيء")، وعملية تحترم تلك التفضيلات فعليًا على الفور. تم دمج مركز تفضيلات HubSecure في بوابة العميل — حيث يدير العملاء تفضيلاتهم الخاصة، ويتم تحديث السجلات في الوقت الفعلي.
لدينا جهات اتصال في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بنا ولم نرسل إليهم بريدًا إلكترونيًا مطلقًا بموجب قواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). ماذا نفعل؟
هذا يعتمد على عندما أضيف الاتصال وعلى أي أساس كان عليك أن تحمل بياناتهم وفيما يتعلق بالاتصالات الأخيرة التي يوجد فيها أساس مشروع واضح (العملاء، والاستفسارات الأخيرة، والشركاء في الإحالة المهنية)، يمكنك الاتصال في إطار المصالح المشروعة بوكالة محلية سليمة. لعلاقات المهاجر القديمة بدون أساس واضح قد تحتاج إما لإعادة تشغيلها أو حذفها يمكن أن يقسم قائمة الاتصال بك بـ"النشاط الأخير" و"أساس البيانات" لمساعدتك على اتخاذ هذه القرارات.
هل ترسل رسائل إلكترونية من مجالنا الخاص؟?
نعم - B02 مصمم للتواصل مع مجالك وإرسال تسلسلات إدارة المخاطر المؤسسية من هويّة شركتك بالبريد الإلكتروني.
انظر مبني التشغيل الآلي المتوافق مع الناتج المحلي الإجمالي
سوف نمشي من خلال بناء تسلسل شيكات في مرحلة ما بعد التتابع، تشكيلة الأساس القانونية، تصفية الأفضليات، وثائق وكالة الاستخبارات المحلية، ومركز التفضيل.
Book a demoالمصادر الرسمية والقراءة الأخرى
Use these public sources to verify regulatory background and terminology. المحتوى هو توجيه المنتجات، وليس المشورة القانونية.
مذكرات الموثوقية
وهذا الدليل مكتوب لتقييم المنتجات والعمليات، وليس كمشورة قانونية. أما فيما يتعلق بالتزامات الامتثال، فيؤكد الشروط المتعلقة بمستشار مؤهل أو بالتنظيم ذي الصلة.
المراجع: الأمن؛ إدارة الشؤون السياسية؛ الجهات الفرعية؛ مسرد AML/KYC
استعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير