- The typical KYC process spans 3-5 disconnected systems, creating gaps in the audit track
- يعمل سير العمل المتصل: الاستيعاب ← الفحص ← درجة المخاطرة ← مراجعة المسؤول ← الموافقة ← قبو ← إدارة علاقات العملاء
- عندما تحدث جميع الخطوات في نظام واحد، يبقى السجل الكامل في سجل عميل واحد
- يكون هذا الأمر أكثر أهمية عندما تطلب منك الجهة التنظيمية إثبات قيامك بالفحوصات
يعد "اعرف عميلك" مطلبًا قانونيًا لمجموعة واسعة من الشركات الخاضعة للتنظيم - الخدمات المالية، وشركات المحاماة، والمحاسبين، ووكلاء العقارات، وشركات الخدمات المالية، وغيرها. لا تحدد اللائحة الأداة التي تستخدمها. يتطلب الأمر تحديد هوية العميل والتحقق من هويته وتقييم المخاطر والاحتفاظ بسجل لما وجدته وقررته.
تقوم معظم الشركات بكل هذه الخطوات. المشكلة هي أنهم يقومون بذلك في أنظمة مختلفة، مع تخزين النتائج في أماكن مختلفة، ويتم الحفاظ على الاتصال بينها من قبل البشر الذين عليهم أن يتذكروا المعلومات التي تذهب إلى أين.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء) الامتثال لإدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء) للشركات النامية وحدة إدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء) مقارنة HubSpot دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء) دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
موارد مراقبة الامتثال ومكافحة غسل الأموال/اعرف عميلك ذات الصلة
تابع وحدة مراقبة AML/KYC، وسير عمل الامتثال، HubSecure للفرق القانونية، HubSecure للفرق المالية، ومركز الأمان والثقة.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة AML وKYC. تابع مع مركز المنتجات الخاص بـ AML وKYC.
The typical fragmented KYC work flow
إليك كيفية تشغيل KYC فعليًا في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الخاضعة للتنظيم:
- وصول عميل جديد. يقوم شخص ما بإنشاء سجل في إدارة علاقات العملاء.
- يتم إرسال نموذج القبول إلى العميل عبر البريد الإلكتروني. يعيدونها عبر البريد الإلكتروني (أو في بعض الأحيان يطبعونها ويوقعونها ويعيدون مسحها ضوئيًا).
- يتم حفظ النموذج المكتمل في مجلد مساحة Drive مشتركة. يتم إدخال تفاصيل النموذج يدويًا في أداة AML.
- تقوم أداة AML بإجراء الفحص. تعود النتائج إلى واجهة أداة مكافحة غسل الأموال.
- يقوم مسؤول الامتثال بمراجعة النتائج واتخاذ القرار. يتم تسجيل القرار كملاحظة في نظام إدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء)، أو في جدول بيانات منفصل لسجل الامتثال.
- يتم تخزين المستندات الداعمة (جواز السفر وإثبات العنوان) في محرك الأقراص المشترك.
- يقوم شخص ما بتحديث نظام إدارة علاقات العملاء (إدارة علاقات العملاء) لملاحظة اكتمال عملية اعرف عميلك (KYC).
عد الخطوات اليدوية. عد الأنظمة. قم بإحصاء الأماكن التي يمكن إدخال المعلومات فيها بشكل غير متسق، أو حفظها في موقع خاطئ، أو تخطيها ببساطة لأن العملية كانت مرهقة. هذا هو عمل الامتثال - والمعيار هو أن يتم ذلك بشكل صحيح، في كل مرة، لكل عميل، مع الأدلة.
كيف يبدو تدفق عمل كي سي
يتم تشغيل نفس العملية داخل مساحة عمل متصلة حيث تشترك إدارة إدارة علاقات العملاء وAML وقبو وإدارة المستندات في نفس سجل العميل:
سجل العميل الذي تم إنشاؤه في إدارة علاقات العملاء
تتم إضافة جهة اتصال أو شركة جديدة إلى إدارة علاقات العملاء. هذا هو السجل الوحيد الذي سيحتوي على كل شيء من هذه النقطة فصاعدًا - لا يلزم إدخال منفصل في أي مكان آخر.
إدارة علاقات العملاءيتم إرسال نموذج الإدخال مباشرة من سجل العميل
يتم إرسال نموذج القبول إلى العميل من داخل سجل إدارة علاقات العملاء. وعندما يكملونها، تعود إجاباتهم مرفقة بنفس السجل. لا يوجد صيد لمرفقات البريد الإلكتروني، ولا إدخال يدوي إلى نظام آخر.
إدارة علاقات العملاء بريديتم تشغيل فحص مكافحة غسل الأموال (AML) تلقائيًا
عند استلام نموذج القبول، يتم تشغيل فحص مكافحة غسل الأموال. يتم فحص قوائم العقوبات وقواعد بيانات PEP والوسائط الضارة وسجلات UBO. يتم حساب درجة المخاطرة وعرضها في سجل العميل — لا يلزم تسجيل الدخول إلى منصة منفصلة لمكافحة غسيل الأموال.
مكافحة غسل الأموال / اعرف عميلكالمستندات الداعمة التي تم جمعها في قبو
يقوم العميل بتحميل وثائق هويته (جواز السفر، إثبات العنوان) عبر رابط آمن. تنتقل المستندات مباشرة إلى مجلد قبو المرفق بسجل إدارة علاقات العملاء الخاص بها. يمكن لضابط الامتثال رؤيتهم دون سؤال أي شخص عن مكان حفظهم.
قبويراجع مسؤول الامتثال ويقرر
يرى الضابط الصورة الكاملة على شاشة واحدة: نتائج الفحص، ودرجة المخاطر، والوثائق، واستجابات القبول. يوافقون أو يصعدون. يتم تسجيل قرارهم وملاحظاتهم والطابع الزمني في سجل العميل.
مكافحة غسل الأموال / اعرف عميلك إدارة علاقات العملاءيتم تحديث حالة إدارة علاقات العملاء تلقائيًا
عند الموافقة، يتم تحديث حالة KYC الخاصة بالعميل في إدارة علاقات العملاء إلى "Cleared". تم إلغاء حظر تقدم الصفقة. تم تحديد موعد المراجعة التالي. لا توجد ملاحظة يدوية في إدارة علاقات العملاء. لا يوجد جدول بيانات منفصل للتحديث.
إدارة علاقات العملاءيتم تجميع مسار التدقيق الكامل تلقائيًا
يتم تسجيل كل خطوة - إرسال النموذج، وتشغيل الفحص، وتحميل المستندات، والقرار، والموافقة - مع الممثل، والطابع الزمني، والنتيجة. يعد مسار التدقيق جزءًا من سجل العميل. لا حاجة لإعادة الإعمار.
مسار التدقيقلماذا يعتبر مسار التدقيق أكثر أهمية من العملية
لا يريد منظمو الامتثال فقط معرفة أنك تدير عملية "اعرف عميلك". إنهم يريدون أن يروا أنك قمت بتشغيل الأمر بشكل صحيح، وفي التاريخ الصحيح، وبالنتيجة الصحيحة، وأن الشخص المؤهل اتخذ قرارًا موثقًا. في النظام المجزأ، يتطلب إثبات ذلك سحب السجلات من أماكن متعددة والأمل في توافق الطوابع الزمنية. في النظام المتصل، يتم تجميع الدليل تلقائيًا كجزء من سير العمل العادي.
إن الفجوة الأكثر شيوعًا في مسارات تدقيق KYC ليست عملية الفحص نفسها، بل هي القرار. يمكن للعديد من الشركات إثبات قيامها بإجراء الفحص. ويمكن لعدد أقل أن يوضح بوضوح من اتخذ قرار الموافقة، وما هي المعلومات التي كانت لديه في ذلك الوقت، ومتى اتخذ ذلك القرار. يقوم النظام المتصل بتسجيل الثلاثة تلقائيًا.
المراقبة المستمرة – الجزء الذي تتخطاه معظم الشركات
KYC ليس حدثًا لمرة واحدة. تتطلب معظم الأطر التنظيمية مراجعة دورية - سنويًا للمخاطر القياسية، وفي كثير من الأحيان للعملاء ذوي المخاطر العالية. في النظام المجزأ، عادةً ما تكون إدارة ذلك عملية يدوية: جدول بيانات بتواريخ المراجعة، وتذكير بالتقويم، وشخص يطارد مسؤول الامتثال.
في سير العمل المتصل، يتم تعيين تواريخ المراجعة في سجل العميل عند نقطة الموافقة. عندما يقترب التاريخ، يتم إنشاء المهمة وتعيينها تلقائيًا. يرى مسؤول الامتثال ذلك في قائمة المهام الخاصة به. لا يوجد جدول بيانات ولا مطاردة يدوية.
كيف يبدو هذا بالنسبة لشركة خاضعة للتنظيم تضم ما بين 10 إلى 50 شخصًا
بالنسبة لشركة استشارية مالية، أو مكتب محاماة، أو ممارسة محاسبية تقوم بتشغيل ما بين 50 إلى 200 عميل سنويًا، فإن مكاسب الكفاءة من سير عمل KYC المتصل تكون قابلة للقياس. يقضي فريق الامتثال وقتًا أقل في الإدارة ووقتًا أطول في تقييم المخاطر الفعلية. يكتمل الإعداد بشكل أسرع لأن العملاء يحصلون على طلب واحد واضح بدلاً من رسائل بريد إلكتروني متعددة من أشخاص مختلفين. وعندما تتم عملية التدقيق، فإن الاستجابة تكون بفتح سجل العميل - وليس عملية إعادة بناء لمدة يومين.
هل هذا يحل محل برنامجنا الحالي؟?
تشمل قائمة الجزاءات المشتركة بين الاتحاد الأوروبي ومنظمة دول شرق أفريقيا، وقواعد البيانات المتعلقة بحماية البيئة البحرية، ووسائط الإعلام السلبية، و 27 سجلا من سجلات مكتب العمليات الميدانية. For most regulated SMBs, this replaces a standalone AML tool. إذا كنت تستخدم مزود متخصص بمتطلبات خاصة بالاختصاصات، لدينا مختص بالتكامل.
من يحتاج أن يكون قادراً على رؤية معلومات (كي سي)؟?
ضوابط الدخول قابلة للتشكيل بالكامل. ضباط الامتثال يرون كل شيء ويمكن للبيع أن يرى حالة التطهير ولكن ليس نتائج الفحص الخام. ويمكن أن يرى وكلاء الدعم أن الشركة مكتملة ولكن ليست الوثائق الأساسية. كل الدخول مسجل.
ماذا سيحدث لو أعاد الفحص المباراة؟?
وتُعَلَّم الممات لكي يستعرضها ضابط الامتثال يدوياً. The case is escalated with the full screening result and source information. ويسجل الموظف قراره - إما أن يصف المباراة بالتفسير، أو أن يتصاعد أكثر. تم تسجيل كامل سلسلة القرار.
See the full KYC workflow in a demo
سوف نمشي من خلال الاستكمال: الاستلام، فحص AML، جمع الوثائق، الموافقة، تحديث إدارة المخاطر المؤسسية - كل ذلك في نظام واحد.
Book a demoالمصادر الرسمية والقراءة الأخرى
Use these public sources to verify regulatory background and terminology. المحتوى هو توجيه المنتجات، وليس المشورة القانونية.
مذكرات الموثوقية
وهذا الدليل مكتوب لتقييم المنتجات والعمليات، وليس كمشورة قانونية. أما فيما يتعلق بالتزامات الامتثال، فيؤكد الشروط المتعلقة بمستشار مؤهل أو بالتنظيم ذي الصلة.
المراجع: الأمن؛ إدارة الشؤون السياسية؛ الجهات الفرعية؛ مسرد AML/KYC
استعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير