لِمَ نبني نظاماً إلكترونياً لـ (سي آر) بدلاً من التواصل مع (دوك سيجن)

عندما كنا نصمم علامة HubSecure، كان المسار الواضح هو بناء تكامل DocuSign. DocuSign هي الشركة الرائدة في السوق. واجهة برمجة التطبيقات ناضجة. يمكن لتدفق Zapier توصيله بـ CRM. يمكن أن تكون الميزة متاحة خلال أسابيع بدلاً من أشهر.

لقد بنيناها محليًا بدلاً من ذلك. هذا هو المنطق.

كيف يبدو التكامل عملياً

يبدو التكامل بين إدارة علاقات العملاء (CRM) وأداة التوقيع الإلكتروني المستقلة أمرًا بسيطًا. ومن الناحية العملية، إليك سير العمل:

ينشئ التكامل تسع خطوات يدوية مع ثلاثة أنظمة منفصلة (CRM، وDocuSign، وأينما يتم تخزين المستندات). النسخة الأصلية هي ثلاث خطوات، كل ذلك في نظام واحد. بالنسبة لفريق يرسل ما بين 20 إلى 50 مستندًا شهريًا للتوقيع، يكون الفارق الزمني كبيرًا. ولكن الفرق الأكثر أهمية هو ما يحدث لمسار التدقيق.

فرق الامتثال

في تكامل DocuSign، يوجد دليل التوقيع - شهادة التدقيق التي تثبت من قام بالتوقيع ومتى وماذا وقع - في DocuSign. يحتوي CRM على ملاحظة تفيد بأنه تم التوقيع على المستند. يحتوي Vault (إذا تم تنزيل المستند الموقع وحفظه هناك) على نسخة من ملف PDF الموقع. لكن السلسلة التي تربط الثلاثة تتم صيانتها يدويًا، ومن الممكن أن تنحرف.

إن ما تريد الجهة التنظيمية أو المحكمة أو المدقق رؤيته فعليًا هو: الوثيقة التي تم إرسالها، والدليل على أن الشخص المناسب وقع عليها، والطابع الزمني للتوقيع، والدليل على أنه لم يتغير شيء بعد التوقيع. في النظام الأصلي، يتم تضمين كل هذا في المستند الموقع المخزن في Vault وتسجيله في المخطط الزمني لإدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بالعميل. إنه سجل واحد، في مكان واحد، دون الحاجة إلى خطوات يدوية للحفاظ على الاتصال.

مشكلة التكلفة لكل مظروف

يتقاضى DocuSign رسومًا لكل مظروف — عادةً ما يتراوح بين 0.50 دولارًا و2.00 دولارًا لكل مستند يتم إرساله للتوقيع، اعتمادًا على الخطة. بالنسبة إلى شركة ترسل 100 مستند شهريًا للتوقيع، فإن ذلك يتراوح بين 600 إلى 2400 دولار سنويًا بالإضافة إلى تكلفة الاشتراك الأساسية.

لماذا توجد أدوات التوقيع الإلكتروني المستقلة ومن تستهدفها

DocuSign ومنافسوها موجودون لأنهم حلوا مشكلة عالمية - إرسال المستندات للتوقيع إلكترونيًا - قبل أن يكون هذا المفهوم مدمجًا في أدوات إدارة علاقات العملاء وإدارة المستندات. بالنسبة لشركة تستخدم العديد من الأدوات المختلفة وتحتاج فقط إلى طريقة موثوقة لجمع التوقيعات، فإن الأداة المستقلة مع التكامل هي خيار معقول.

بالنسبة لشركة تدير مساحة عمل متصلة حيث يعيش العملاء والمستندات والتوقيعات وسجلات الامتثال معًا، فإن الأداة المستقلة مع عمليات التكامل تخلق تعقيدًا يزيله النهج الأصلي. التكامل هو عبء الصيانة. التكلفة لكل مظروف مستمرة. تمثل فجوة مسار التدقيق خطر الامتثال.

ما الذي يتيحه "المدمج" بالفعل

بعيدًا عن تبسيط سير العمل، فإن إنشاء Sign محليًا يمكّن الأشياء التي لا تستطيع عمليات التكامل القيام بها:

• ترتبط طلبات التوقيع بمهام الإعداد - عندما تقول المهمة "إرسال خطاب مشاركة للتوقيع"، يؤدي النقر على المهمة إلى فتح المستند وطلب التوقيع في خطوة واحدة، وتغلق المهمة تلقائيًا عند التوقيع
• التوقيع مع مراعاة الامتثال - إذا كانت حالة "اعرف عميلك" الخاصة بالعميل "معلقة"، فيمكن للنظام وضع علامة على ذلك قبل إرسال العقد - وهو أمر لا يمكن لأداة خارجية معرفته
• انتهاء صلاحية روابط المشاركة مع عناصر التحكم في الوصول - رابط طلب التوقيع هو رابط وصول إلى Vault تنتهي صلاحيته، ويستخدم مرة واحدة، ويرتبط بهوية العميل في النظام
• إعداد المستندات بمساعدة الذكاء الاصطناعي - يمكن لـ AI Operator ملء حقول القالب من بيانات CRM قبل إرسال طلب التوقيع - اسم العميل، وقيمة الصفقة، وتفاصيل الخدمة - بدون نسخ ولصق

لا تتوفر أي من هذه الإمكانات في تكامل DocuSign لأنها تتطلب أن تكون أداة التوقيع على دراية بإدارة علاقات العملاء (CRM)، ونظام المهام، وحالة الامتثال، وطبقة الذكاء الاصطناعي في وقت واحد. التكامل الأصلي يمنح تسجيل الدخول إلى كل هذه الأشياء. التكامل الخارجي لا يعطيها أيا منها.

المبدأ الأوسع

ينطبق هذا القرار — البناء محليًا بدلاً من التكامل — عبر HubSecure. تم تضمين Secure Mail في مساحة العمل بحيث تظهر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني على المخطط الزمني للعميل. تم تصميم Vault بحيث يتم إرفاق المستندات بالسجلات، وليس تخزينها في حسابات منفصلة. تم تصميم إدارة الحوادث بحيث ترتبط الحوادث بالعملاء والمهام وسجلات الامتثال. التوقيع يتبع نفس المبدأ.

يبدو البديل – دمج أفضل الأدوات – جذابًا وفي بعض الأحيان هو الحل الصحيح. ولكن بالنسبة للعمليات التجارية الأساسية التي تحتاج إلى مشاركة البيانات والحفاظ على مسار تدقيق متماسك، فإن التكامل الأصلي يتفوق من الناحية الهيكلية حتى على أفضل اتصال قائم على واجهة برمجة التطبيقات.

هل علامة HubSecure صالحة قانونيًا في بلدنا؟

HubSecure تنتج Sign توقيعات إلكترونية بسيطة ومتقدمة متوافقة مع eIDAS، وهي صالحة قانونًا لغالبية الاتفاقيات التجارية في الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي. بالنسبة للتوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES) ذات الوزن القانوني الأعلى — المطلوبة لأنواع معينة من المستندات المنظمة في بعض الولايات القضائية — فإننا ندعم عمليات تكامل موفري QES الخارجيين. اتصل بنا لمعرفة متطلبات الولاية القضائية المحددة الخاصة بك.

هل لا يزال بإمكاننا استخدام DocuSign لأنواع مستندات محددة إذا لزم الأمر؟

نعم. إذا كان لديك قوالب DocuSign موجودة لمستندات منظمة محددة أو سير عمل توقيع متعدد الأطراف معقد، فنحن ندعم تكامل DocuSign جنبًا إلى جنب مع HubSecure Sign. لا يتعين عليك اختيار واحد أو آخر لكل شيء - ولكن بالنسبة لاتفاقيات العملاء القياسية ومستندات الإعداد، فإن Sign Natively أبسط وأرخص.

ماذا يحدث للمستندات الموقعة الموجودة لدينا في DocuSign؟

أثناء الترحيل، يمكننا استيراد مظاريف DocuSign المكتملة وإرفاقها بسجلات العميل الصحيحة في Vault. يتم الحفاظ على شهادات التدقيق. من الآن فصاعدًا، يتم تشغيل طلبات التوقيع الجديدة من خلال علامة HubSecure.