- Der typische KYC-Prozess umfasst 3–5 getrennte Systeme und schafft Lücken im Prüfpfad
- Ein angeschlossener Workflow läuft: Ansaugung → Screening → Risk Score → Officer Review → Genehmigung → Gewölbe → CRM
- Wenn alle Schritte in einem System passieren, bleibt die volle Geschichte auf einem Kundenrekord
- Das ist am meisten, wenn ein Regulator Sie bitten, zu beweisen, dass Sie die Kontrollen
Kennen Sie Ihren Kunden ist eine gesetzliche Anforderung für eine breite Palette von regulierten Unternehmen — Finanzdienstleistungen, Anwaltskanzleien, Buchhalter, Immobilienmakler, Geldservice-Unternehmen und andere. Die Verordnung diktiert nicht, welches Werkzeug Sie verwenden. Es erfordert, dass Sie den Client identifizieren, ihre Identität überprüfen, das Risiko bewerten und eine Aufzeichnung darüber halten, was Sie gefunden und entschieden haben.
Most businesses are doing all of these steps. Das Problem besteht darin, dass sie sie in verschiedenen Systemen durchführen, die Ergebnisse an verschiedenen Orten speichern und die Verbindung zwischen ihnen von Menschen aufrechterhalten wird, die sich merken müssen, welche Informationen wohin gehen.
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Der typische fragmentierte KYC-Workflow
So funktioniert KYC tatsächlich in den meisten regulierten KMU:
- Ein neuer Kunde kommt. Jemand erstellt einen Datensatz im CRM.
- Ein Aufnahmeformular wird per E-Post an den Kunden gesendet. Sie schicken es per E-Post zurück (oder drucken es manchmal aus, unterschreiben es und scannen es zurück).
- Das ausgefüllte Formular wird in einem freigegebenen Laufwerksordner gespeichert. Die Formulardetails werden manuell in das AML-Tool eingegeben.
- Das AML-Tool führt die Überprüfung durch. Die Ergebnisse werden in der Benutzeroberfläche des AML-Tools angezeigt.
- Ein Einhaltung-Beauftragter prüft die Ergebnisse und trifft eine Entscheidung. Die Entscheidung wird als Notiz im CRM oder in einer separaten Einhaltung-Register-Tabelle erfasst.
- Belege (Reisepass, Adressnachweis) werden im gemeinsamen Laufwerk gespeichert.
- Jemand aktualisiert das CRM und stellt fest, dass KYC abgeschlossen ist.
Zählen Sie die manuellen Schritte. Zählen Sie die Systeme. Zählen Sie die Stellen, an denen Informationen möglicherweise inkonsistent eingegeben, am falschen Ort gespeichert oder einfach übersprungen wurden, weil der Vorgang umständlich war. Das ist Einhaltung-Arbeit – der Standard ist, dass sie jedes Mal, für jeden Kunden und mit Beweisen korrekt durchgeführt wird.
Wie ein angeschlossener KYC Workflow aussieht
Derselbe Prozess wird in einem verbundenen Arbeitsbereich ausgeführt, in dem CRM, AML, Gewölbe und Dokumentenmanagement denselben Kundendatensatz verwenden:
In CRM erstellter Kundendatensatz
Ein neuer Kontakt oder ein neues Unternehmen wird dem CRM hinzugefügt. Dies ist der einzige Datensatz, der von diesem Punkt an alles enthält – an keiner anderen Stelle ist ein separater Eintrag erforderlich.
CRMAufnahmeformular, das direkt aus dem Kundendatensatz gesendet wird
Aus dem CRM-Datensatz wird ein Aufnahmeformular an den Kunden gesendet. Wenn sie es abgeschlossen haben, werden ihre Antworten an denselben Datensatz angehängt zurückgegeben. Keine Suche nach E-Post-Anhängen, keine manuelle Eingabe in ein anderes System.
CRM PostAML-Screening wird automatisch ausgelöst
Wenn das Aufnahmeformular eingeht, wird ein AML-Screening ausgelöst. Geprüft werden Sanktionslisten, PEP-Datenbanken, Adverse Media- und UBO-Register. Die Risikobewertung wird berechnet und im Kundendatensatz angezeigt – keine Anmeldung bei einer separaten AML-Plattform.
AML / KYCIn Gewölbe gesammelte unterstützende Dokumente
Der Kunde lädt seine Ausweisdokumente (Reisepass, Adressnachweis) über einen sicheren Link hoch. Dokumente werden direkt in den Gewölbe-Ordner verschoben, der an ihren CRM-Datensatz angehängt ist. Der Einhaltung-Beauftragte kann sie sehen, ohne jemanden zu fragen, wo sie gespeichert wurden.
GewölbeDer Einhaltung-Beauftragte prüft und entscheidet
Der Beamte sieht das Gesamtbild auf einem Bildschirm: Screening-Ergebnisse, Risikobewertung, Dokumente, Aufnahmeantworten. Sie genehmigen oder eskalieren. Ihre Entscheidung, Notizen und Zeitstempel werden im Kundendatensatz aufgezeichnet.
AML / KYC CRMDer CRM-Status wird automatisch aktualisiert
Nach der Genehmigung wird der KYC-Status des Kunden im CRM auf „Gelöscht“ aktualisiert. Der Deal-Fortschritt ist entsperrt. Ein nächster Überprüfungstermin wird festgelegt. Keine manuelle Notiz im CRM. Keine separate Tabelle zum Aktualisieren.
CRMVollständiger Prüfpfad wird automatisch erstellt
Jeder Schritt – Formulareinreichung, Prüfungsdurchlauf, Hochladen des Dokuments, Entscheidung, Genehmigung – wird mit Akteur, Zeitstempel und Ergebnis protokolliert. Der Prüfpfad ist Teil des Kundendatensatzes. Kein Umbau erforderlich.
PrüfpfadWarum der Prüfpfad mehr zählt als der Prozess
Einhaltung-Regulierungsbehörden möchten nicht nur wissen, dass Sie KYC betrieben haben. Sie möchten sicherstellen, dass Sie die Maßnahme korrekt, zum richtigen Zeitpunkt und mit dem richtigen Ergebnis durchgeführt haben und dass eine qualifizierte Person eine dokumentierte Entscheidung getroffen hat. Um dies in einem fragmentierten System zu beweisen, müssen Datensätze von mehreren Orten abgerufen und darauf gehofft werden, dass die Zeitstempel übereinstimmen. In einem angeschlossenen System wird der Proof im Rahmen des normalen Arbeitsablaufs automatisch zusammengestellt.
Die häufigste Lücke in den KYC-Prüfprotokollen ist nicht die Prüfung selbst, sondern die Entscheidung. Viele Unternehmen können nachweisen, dass sie die Prüfung durchgeführt haben. Weniger können klar nachweisen, wer die Genehmigungsentscheidung getroffen hat, über welche Informationen sie zu diesem Zeitpunkt verfügten und wann sie diese getroffen haben. Ein angeschlossenes System protokolliert alle drei automatisch.
Laufende Überwachung — der Teil, den die meisten Unternehmen überspringen
KYC ist kein einmaliges Ereignis. Die meisten regulatorischen Rahmenbedingungen erfordern eine regelmäßige Überprüfung – jährlich für Standardrisiken, häufiger für Kunden mit höherem Risiko. In einem fragmentierten System ist die Verwaltung dieses Problems normalerweise ein manueller Prozess: eine Tabelle mit Überprüfungsterminen, eine Kalendererinnerung, jemand, der den Einhaltung-Beauftragten verfolgt.
In einem verbundenen Workflow werden Überprüfungstermine für den Kundendatensatz zum Zeitpunkt der Genehmigung festgelegt. Wenn das Datum näher rückt, wird automatisch eine Aufgabe erstellt und zugewiesen. Der Einhaltung-Beauftragte sieht es in seiner Aufgabenliste. Keine Tabellenkalkulation, keine manuelle Suche.
Wie das für ein reguliertes Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern aussieht
Für eine Finanzberatungsfirma, Anwaltskanzlei oder Buchhaltungsfirma, die 50–200 Kunden-Onboardings pro Jahr durchführt, ist der Effizienzgewinn durch einen vernetzten KYC-Workflow messbar. Das Einhaltung-Team verbringt weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der eigentlichen Risikobewertung. Das Onboarding geht schneller vonstatten, da Kunden eine klare Anfrage erhalten und nicht mehrere E-Posts von verschiedenen Personen. Und wenn ein Audit stattfindet, besteht die Reaktion darin, einen Kundendatensatz zu öffnen – und nicht in einer zweitägigen Rekonstruktionsübung.
Ersetzt dies unsere bestehende AML-Software?
HubSecure AML/KYC umfasst eine integrierte Überprüfung anhand von EU/OFAC-Sanktionslisten, PEP-Datenbanken, unerwünschten Medien und 27 UBO-Registern. Für die meisten regulierten KMUs ersetzt dies ein eigenständiges AML-Tool. Wenn Sie einen spezialisierten Anbieter mit gebietsspezifischen Anforderungen nutzen, verfügen wir über eine API für die Integration.
Wer muss die KYC-Informationen sehen können?
Die Zugangskontrollen sind vollständig konfigurierbar. Einhaltung-Beauftragte sehen alles. Der Vertrieb kann den Freigabestatus sehen, jedoch nicht die rohen Screening-Ergebnisse. Support-Mitarbeiter können sehen, dass KYC vollständig ist, nicht jedoch die zugrunde liegenden Dokumente. Alle Zugriffe werden protokolliert.
Was passiert, wenn das Screening eine Übereinstimmung ergibt?
Matches werden für eine manuelle Überprüfung durch den Einhaltung Officer markiert. Der Fall wird mit dem vollen Screening-Ergebnis und Quellinformationen eskaliert. Der Offizier nimmt seine Entscheidung auf — entweder die Streichung des Spiels mit der Erklärung, oder eskaliert weiter. Die volle Entscheidungskette ist eingeloggt.
Sehen Sie den vollen KYC-Workflow in einer Demo
Wir gehen durch ein komplettes Onboarding: Ansaugformular, AML-Screening, Dokumentensammlung, Genehmigung und CRM-Update – alles in einem System.
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Anmerkungen zur Erkennbarkeit
Dieser Leitfaden ist für die Produkt- und Betriebsbewertung geschrieben, nicht als Rechtsberatung. Bei Erfüllungsverpflichtungen bestätigen Sie die Anforderungen mit qualifiziertem Rat oder dem zuständigen Regulierungsorgan.
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