Por qué incorporamos firmas electrónicas en CRM en lugar de conectarnos a DocuSign

Cuando diseñamos HubSecure Sign, el camino obvio era construir una integración DocuSign. DocuSign es el líder del mercado. La API es madura. Un flujo de Zapier podría conectarlo al CRM. La característica podría vivir en semanas en lugar de meses.

Lo construimos de manera nativa. Aquí está el razonamiento.

¿Cómo es una integración en la práctica

La integración entre un CRM y una herramienta de firma electrónica independiente parece sencilla. En la práctica, este es el flujo de trabajo:

La integración crea nueve pasos manuales con tres sistemas separados (CRM, DocuSign y dondequiera que se almacenen los documentos). La versión nativa consta de tres pasos, todo en un solo sistema. Para un equipo que envía entre 20 y 50 documentos al mes para su firma, la diferencia horaria es significativa. Pero la diferencia más importante es lo que sucede con la pista de auditoría.

La diferencia de cumplimiento

En una integración de DocuSign, la evidencia de la firma (el certificado de auditoría que demuestra quién firmó, cuándo y qué firmó) reside en DocuSign. El CRM tiene una nota que dice que el documento fue firmado. La Bóveda (si el documento firmado se descargó y guardó allí) tiene una copia del PDF firmado. Pero la cadena que conecta los tres se mantiene manualmente y puede desviarse.

Lo que un regulador, un tribunal o un auditor realmente quiere ver es: el documento que fue enviado, evidencia de que la persona correcta lo firmó, el horario de la firma, y prueba de que nada fue cambiado después de firmar. En un sistema nativo, todo esto está incrustado en el documento firmado almacenado en Vault y grabado en el cronograma CRM del cliente. Es un registro, en un lugar, sin pasos manuales necesarios para mantener la conexión.

El problema de coste por subida

Cargos DocuSign por sobre: normalmente $0.50–$2.00 por documento enviado a la firma, dependiendo del plan. Para un negocio que envía 100 documentos por mes a la firma, es $600–2,400 por año encima del costo de suscripción base.

Por qué existen herramientas de firma electrónica independientes y para quién son

DocuSign y sus competidores existen porque han resuelto un problema universal —el envío de documentos a la firma electrónicamente— antes de que CRM y las herramientas de gestión de documentos hayan construido el concepto. Para un negocio que utiliza muchas herramientas diferentes y sólo necesita una manera confiable de recoger firmas, una herramienta independiente con integraciones es una opción razonable.

Para un negocio que ejecuta un espacio de trabajo conectado donde los clientes, documentos, firmas y registros de cumplimiento todos viven juntos, una herramienta independiente con integraciones crea complejidad que el enfoque nativo elimina. La integración es una carga de mantenimiento. El costo por subida está en curso. La brecha de la pista de auditoría es un riesgo de cumplimiento.

Lo que realmente permite "integrado"

Más allá de la simplificación del flujo de trabajo, la construcción Sign permite nativamente cosas que las integraciones no pueden:

• Solicitudes de firma vinculadas a tareas de a bordo, cuando una tarea dice "enviar carta de compromiso para la firma", haciendo clic en la tarea abre el documento y la solicitud de firma en un paso, y la tarea se cierra automáticamente cuando se firma
• Firma de conocimiento de cumplimiento - si el estado de KYC de un cliente está "pendiendo", el sistema puede marcar esto antes de que se envíe un contrato - algo que una herramienta externa no puede saber
• Explorar enlaces de acciones con controles de acceso: el enlace de solicitud de firma es un enlace de acceso Vault que expira, es de uso único y está vinculado a la identidad del cliente en el sistema
• Preparación de documentos con ayuda de AI — B05 puede poblar campos de plantilla de los datos de CRM antes de enviar la solicitud de firma — nombre del cliente, valor de acuerdo, detalles del servicio — sin copiar-paste

Ninguna de estas capacidades están disponibles en una integración de DocuSign porque requieren la herramienta de firma para conocer el CRM, el sistema de tareas, el estado de cumplimiento, y la capa AI simultáneamente. La integración nativa da acceso Sign a todos estos. Una integración externa no le da ninguno de ellos.

El principio más amplio

Esta decisión —construir nativamente en lugar de integrar— se aplica a través de HubSecure . B02 se construye en el espacio de trabajo para que los hilos de correo electrónico aparezcan en la línea de tiempo del cliente. Vault se construye en los documentos se adjuntan a los registros, no se almacenan en cuentas separadas. La Gestión de Incidentes se construye en consecuencia, los incidentes se vinculan a clientes, tareas y registros de cumplimiento. La señal sigue el mismo principio.

La alternativa — integrando las mejores herramientas— suena atractiva y a veces es la respuesta correcta. Pero para las operaciones empresariales básicas que necesitan compartir datos y mantener una pista de auditoría coherente, la integración nativa es estructuralmente superior a la mejor conexión basada en API.

Is HubSecure ¿Firmar legalmente válido en nuestro país?

HubSecure Sign produce firmas electrónicas sencillas y avanzadas conformes con eIDAS, que son legalmente válidas para la mayoría de los acuerdos comerciales en los estados miembros de la UE. Para firmas electrónicas calificadas (QES) con el peso legal más alto, requerido para tipos de documentos regulados específicos en algunas jurisdicciones, apoyamos las integraciones de proveedores de QES de terceros. Contáctenos para sus requisitos de jurisdicción específicos.

¿Podemos seguir utilizando DocuSign para tipos de documentos específicos si es necesario?

Sí. Si tiene plantillas DocuSign existentes para documentos regulados específicos o flujos de trabajo multipartidistas complejos, apoyamos una integración DocuSign junto con HubSecure Sign. Usted no tiene que elegir uno o el otro para todo — pero para los acuerdos de cliente estándar y documentos de embarque, Firme nativo es más simple y más barato.

¿Qué pasa con los documentos firmados existentes que tenemos en DocuSign?

Durante la migración, podemos importar sobres DocuSign completados y adjuntarlos a los registros correctos de clientes en Vault. Los certificados de auditoría se conservan. Avanzando, las nuevas solicitudes de firmas se ejecutan a través de HubSecure Sign.