Le cycle de vie de la conformité AML : six étapes Chaque équipe réglementée doit couvrir : la conformité AML est souvent traitée comme une tâche à bord. Exécutez le dépistage, enregistrez le chèque, avancez. Le problème, c'est que le blanchiment d'argent ne se produit pas au moment de l'embarquement — cela se produit tout au long de la vie de la relation. Voici à quoi ressemble un cycle de vie complet.
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Lorsque les superviseurs vérifient un programme de LAM, ils ne vérifient pas seulement si vous avez mis en place un dépistage. Ils examinent le processus de bout en bout: de la façon dont vous identifiez les clients au début de la relation, en passant par la façon dont vous les surveillez pendant celle-ci, à la façon dont vous répondez quand quelque chose tourne mal et comment vous fermez la relation au besoin.
La plupart des lacunes ne figurent pas dans le contrôle de bord. Ils sont dans ce qui se passe après. Ce guide présente les six étapes du cycle de vie de la conformité à la LMA, les besoins de chacun et les points d'échec les plus courants à chaque étape.
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Pourquoi la plupart des programmes de conformité présentent des lacunes
Le cycle de vie de la conformité aux LMA se décompose non pas parce que les entreprises s'en fichent, mais parce que les outils ne se connectent pas. Le traitement à bord est effectué dans un système, la gestion de cas dans un autre, la surveillance dans un troisième et le dépôt réglementaire dans un quatrième (souvent un tableur). Chaque transfert entre les systèmes est une occasion de perdre de l'information, de reporter les délais et de ne pas tenir compte des risques.
Les entreprises qui disposent des programmes de conformité les plus défendables ne sont pas nécessairement celles qui disposent des outils les plus sophistiqués. Ils sont ceux où le processus n'est pas interrompu — où l'information provenant de l'embarquement alimente directement la notation des risques, la notation des risques alimente les décisions de surveillance, la surveillance alimente la gestion des cas et la gestion des cas alimente le dépôt réglementaire, avec une piste de vérification complète reliant chaque étape.
Les six étapes
Identifier — savoir avec qui vous avez affaire avant le début de la relation
Le fondement de la conformité AML est d'identifier correctement le client. Il s'agit de recueillir des documents d'identité, de les vérifier, de confirmer que la personne qui les présente est en fait le détenteur du document et d'établir la structure juridique de toute personne morale.
Pour les individus, cela signifie document d'identité + confirmation de la vie + sanctions et dépistage PEP. Pour les sociétés, il s'agit de l'enregistrement de la société + les administrateurs + la chaîne de propriété effective ultime (UBO) – tracé, vérifié et documenté.
Écran — Vérifier le client auprès de toutes les bases de données pertinentes sur les risques
Le dépistage consiste à vérifier l'identité du client — et de toutes les parties apparentées — contre les listes de sanctions, les bases de données PEP, les sources médiatiques défavorables et toute liste de surveillance sectorielle. Il devrait se dérouler à bord, mais aussi sur toutes les parties nommées: administrateurs, UBOs, signataires autorisés.
Un succès à ce stade ne signifie pas nécessairement le rejet — cela signifie que le succès doit être revu, documenté, et soit effacé ou intensifié. Le résultat et la justification doivent être consignés quelle que soit la décision prise.
Score — Attribuer une cote de risque et documenter la base de celle-ci
Chaque relation client a besoin d'une cote de risque documentée – faible, moyenne, élevée ou plus granulaire. La cote doit refléter : le type de client, la juridiction, le secteur industriel, le produit ou le service utilisé, la source de financement et tout résultat de contrôle. Cette cote détermine le niveau de diligence raisonnable requis et la cadence de surveillance qui suit.
Les clients à risque élevé ont besoin d'une diligence raisonnable accrue (DVE) : une enquête plus approfondie sur la source de richesse et de fonds, un examen plus approfondi de la justification des activités et l'approbation de la haute direction dans de nombreuses administrations.
Décider — Examiner le cas, prendre une décision documentée
Pour les cas qui nécessitent un jugement humain — scores de risque élevés, résultats de dépistage, modèles de transaction inhabituels —, il doit y avoir un processus d'examen documenté. L'examinateur doit avoir accès à toutes les informations pertinentes : documents d'identité, résultats de contrôle, historique des transactions, décisions antérieures et toute explication fournie par le client.
La décision — accepter, rejeter, exacerber, demander plus de renseignements — doit être documentée avec la justification. «Approuvé par l'agent de conformité» n'est pas un dossier de décision. La raison est importante, parce qu'un régulateur le demandera.
Moniteur — Ré-écran continu tout au long de la relation
C'est l'étape la plus souvent considérée comme facultative et la plus souvent où les superviseurs trouvent des échecs. La surveillance continue est une obligation légale aux termes des directives AML et des recommandations du GAFI — pas une bonne chose à avoir. Tout client actif doit faire l'objet d'un nouveau dépistage à une fréquence appropriée à son niveau de risque.
La surveillance devrait couvrir: les sanctions et les changements de liste de PEP, les médias défavorables, les anomalies de comportement transactionnel par rapport au profil attendu du client, et tout changement important dans la situation du client (nouveaux administrateurs, changements de propriété, nouvelles juridictions).
Dossier — Signaler l'activité suspecte rapidement et complètement
Lorsque la surveillance ou l'examen de cas identifie des activités qui ne peuvent pas être expliquées adéquatement et qui soulèvent des soupçons raisonnables de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes, l'entreprise est tenue de produire un rapport d'activité suspecte (SAR). Ce n'est pas facultatif — l'obligation de signaler survient lorsque la suspicion est formée, et non lorsque la certitude est établie.
Le dépôt doit comprendre un récit qui explique clairement les motifs de soupçon, l'activité observée et le profil connu du client. Les déclarations d'opérations en devises sont une obligation distincte fondée sur des seuils qui s'applique automatiquement au-delà d'une certaine valeur transactionnelle dans les juridictions applicables.
Le fil commun : continuité des données
Chaque étape de ce cycle de vie génère des informations dont la prochaine étape a besoin. Les documents d'identité de l'étape 1 informent la présélection à l'étape 2. Le résultat du dépistage façonne la cote de risque à l'étape 3. La cote de risque détermine qui examine le cas à l'étape 4. La décision d'examen fixe la cadence de surveillance à l'étape 5. La sortie de surveillance conduit le SAR à l'étape 6.
Lorsque ces étapes sont siloées — différents systèmes, exportations manuelles, remises de courriels — les données se perdent, les délais s'écoulent et le programme de conformité crée des lacunes invisibles. Lorsqu'ils sont connectés, chaque information circule automatiquement et la piste de vérification s'écrit elle-même.
Le point de vue de l'organisme de réglementation : Les superviseurs ne vérifient pas seulement si chaque étape existe séparément. Ils vérifient si les étapes sont liées — si un coup de surveillance conduit effectivement à une affaire, si une affaire conduit effectivement à une décision, si une décision est documentée et si cette documentation peut être produite rapidement. Les écarts entre les étapes sont à l'origine de la plupart des mesures d'application.
Une liste de contrôle pour l'auto-évaluation
Utilisez ces questions pour déterminer où votre cycle de vie de LMA présente des lacunes :
- À l'étape 1 : Vérifions-nous les UBO pour tous les clients de l'entreprise, et pas seulement le contact principal?
- À l'étape 2 : Est-ce que nous vérifions toutes les parties nommées — administrateurs, signataires, UBO — ou seulement le client principal?
- À l'étape 3: Les cotes de risque sont-elles mises à jour lorsque la situation des clients change, ou seulement à bord?
- À l'étape 4 : Les décisions d'approbation sont-elles consignées dans un système comportant un chronomètre et un décideur nommé?
- À l'étape 5 : Chaque client actif est-il ré-examiné selon un calendrier documenté? On peut le prouver ?
- À l'étape 6 : Avons-nous une politique claire pour les cas où la suspicion est suffisante pour déclencher un SAR? Les délais sont-ils suivis?
Si l'une de ces questions produit une réponse incertaine, cette étape est une lacune — et c'est le genre d'écart que les superviseurs trouvent.