- Le processus typique de KYC s'étend sur 3 à 5 systèmes déconnectés, créant des lacunes dans la piste de vérification
- Un workflow connecté fonctionne: admission → dépistage → score de risque → examen de l'agent → approbation → faute → CRM
- Lorsque toutes les étapes se produisent dans un système, l'historique complet reste sur un seul dossier client
- Cela importe surtout quand un régulateur vous demande de prouver que vous avez fait les vérifications
Connaître votre client est une exigence légale pour un large éventail d'entreprises réglementées - services financiers, cabinets d'avocats, comptables, agents immobiliers, entreprises de services monétaires, etc. Le règlement ne dicte pas quel outil vous utilisez. Vous devez identifier le client, vérifier son identité, évaluer le risque et tenir un registre de ce que vous avez trouvé et décidé.
La plupart des entreprises font toutes ces étapes. Le problème est qu'ils les font dans différents systèmes, avec les résultats stockés dans différents endroits, et le lien entre eux entretenu par les humains qui doivent se rappeler quelles informations vont où.
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Le flux de travail fragmenté typique de KYC
Voici comment KYC fonctionne dans la plupart des SMB réglementés:
- Un nouveau client arrive. Quelqu'un crée un enregistrement dans le CRM.
- Un formulaire d'admission est envoyé par courriel au client. Ils le renvoient par courriel (ou parfois l'impriment, le signent et le scannent).
- Le formulaire rempli est enregistré dans un dossier de disque partagé. Les détails du formulaire sont saisis manuellement dans l'outil AML.
- L'outil AML exécute le dépistage. Les résultats reviennent dans l'interface de l'outil AML.
- Un agent de conformité examine les résultats et prend une décision. La décision est enregistrée comme une note dans la CRM ou dans un tableur distinct du registre de conformité.
- Les documents justificatifs (passeport, preuve d'adresse) sont stockés dans le lecteur partagé.
- Quelqu'un met à jour le CRM pour noter que KYC est complet.
Comptez les étapes manuelles. Comptez les systèmes. Comptez les endroits où l'information pourrait être saisie de façon incohérente, sauvegardée au mauvais endroit ou simplement sautée parce que le processus était lourd. Il s'agit d'un travail de conformité — la norme est qu'il est fait correctement, à chaque fois, pour chaque client, avec des preuves.
À quoi ressemble un workflow KYC connecté
Le même processus, exécuté dans un espace de travail connecté où CRM, AML, Défaut et la gestion de documents partagent le même dossier client:
Enregistrement client créé dans CRM
Un nouveau contact ou entreprise est ajouté au CRM. C'est le seul enregistrement qui tiendra tout à partir de ce point en avant — pas d'entrée séparée requise nulle part ailleurs.
CRMFormulaire de réception envoyé directement à partir du dossier client
Un formulaire d'admission est envoyé au client à partir du dossier CRM. Lorsqu'ils l'achèvent, leurs réponses reviennent attachées au même dossier. Pas de chasse aux pièces jointes par courriel, pas d'entrée manuelle dans un autre système.
CRM CourrielLe dépistage AML déclenché automatiquement
Lorsque le formulaire d'admission est reçu, un dépistage de la LMA est déclenché. Les listes des sanctions, les bases de données du PEP, les registres des médias indésirables et les registres UBO sont vérifiés. Le score de risque est calculé et affiché sur l'enregistrement client — pas de connexion à une plate-forme AML séparée.
AML / KYCDocuments justificatifs recueillis dans Défaut
Le client télécharge ses documents d'identité (passeport, preuve d'adresse) via un lien sécurisé. Les documents vont directement dans le dossier Défaut joint à leur enregistrement CRM. L'agent de conformité peut les voir sans demander où ils ont été sauvés.
DéfautL'agent de conformité examine et décide
L'agent voit l'image complète sur un seul écran : résultats de dépistage, cote de risque, documents, réponses à l'admission. Ils approuvent ou augmentent. Leur décision, leurs notes et leur chronomètre sont consignés au dossier du client.
AML / KYC CRMMises à jour de l'état CRM automatiquement
Après approbation, l'état de KYC du client dans la mise à jour CRM de « Effacé ». La progression des transactions est débloquée. Une prochaine date d'examen est fixée. Pas de note manuelle dans le CRM. Pas de tableur distinct à mettre à jour.
CRMComplete piste d'audit automatiquement assemblée
Chaque étape — soumission de formulaire, examen préliminaire, téléchargement de documents, décision, approbation — est enregistrée avec l'acteur, l'horodatage et le résultat. La piste de vérification fait partie du dossier client. Aucune reconstruction nécessaire.
Voie de vérificationPourquoi la piste de vérification est plus importante que le processus
Les régulateurs de conformité ne veulent pas seulement savoir que vous avez dirigé KYC. Ils veulent voir que vous l'avez fait correctement, à la bonne date, avec le bon résultat, et qu'une personne qualifiée a pris une décision documentée. Dans un système fragmenté, prouver cela nécessite de tirer des enregistrements de plusieurs endroits et d'espérer que les horodatages s'alignent. Dans un système connecté, la preuve est automatiquement assemblée dans le cadre du workflow normal.
L'écart le plus courant dans les pistes de vérification de KYC n'est pas la présélection elle-même — c'est la décision. De nombreuses entreprises peuvent prouver qu'elles ont effectué le chèque. Moins de personnes peuvent clairement indiquer qui a pris la décision d'approbation, quelles informations elles avaient à l'époque et quand elles l'ont prise. Un système connecté enregistre les trois automatiquement.
Surveillance continue — la part de la plupart des entreprises sautent
KYC n'est pas un événement ponctuel. La plupart des cadres réglementaires exigent un examen périodique — chaque année pour les risques standard, plus souvent pour les clients à risque élevé. Dans un système fragmenté, il s'agit généralement d'un processus manuel : un tableur des dates d'examen, un rappel de calendrier, quelqu'un pourchassant l'agent de conformité.
Dans un workflow connecté, les dates d'examen sont fixées sur le dossier client au point d'approbation. Lorsque la date approche, une tâche est automatiquement créée et assignée. L'agent de conformité le voit dans sa liste de tâches. Pas de tableur, pas de poursuite manuelle.
À quoi cela ressemble pour une entreprise réglementée de 10 à 50 personnes
Dans le cas d'un cabinet de conseil financier, d'un cabinet d'avocats ou d'un cabinet de comptabilité qui effectue de 50 à 200 inspections par an, le gain d'efficacité d'un workflow KYC connecté est mesurable. L'équipe de conformité consacre moins de temps à l'administration et plus de temps à l'évaluation réelle des risques. L'embarquement se termine plus rapidement parce que les clients obtiennent une demande claire au lieu de plusieurs courriels de différentes personnes. Et lorsqu'une vérification se produit, la réponse est une question d'ouverture d'un dossier client — pas un exercice de reconstruction de deux jours.
Est-ce que cela remplace notre logiciel AML existant?
HubSecure AML/KYC inclut le filtrage intégré des listes de sanctions UE/OFAC, des bases de données PEP, des médias indésirables et 27 registres UBO. Pour la plupart des PME réglementées, cela remplace un outil de LMA autonome. Si vous utilisez un fournisseur spécialisé ayant des exigences spécifiques à chaque juridiction, nous avons une API pour l'intégration.
Qui doit être en mesure de voir l'information du KYC?
Les contrôles d'accès sont entièrement configurables. Les agents de conformité voient tout. Les ventes peuvent voir l'état d'élimination, mais pas les résultats de dépistage bruts. Les agents de soutien peuvent voir que KYC est complet mais pas les documents sous-jacents. Tous les accès sont enregistrés.
Que se passe-t-il si le dépistage renvoie une correspondance?
Les correspondances sont signalées pour examen manuel par l'agent de conformité. Le cas est intensifié avec le résultat complet du dépistage et l'information source. L'agent enregistre sa décision — soit en éliminant le match avec l'explication, soit en augmentant encore. La chaîne de décision complète est enregistrée.
Voir le workflow complet de KYC dans une démo
Nous passerons par un formulaire d'admission complet, le dépistage de la LMA, la collecte de documents, l'approbation et la mise à jour CRM — tous dans un seul système.
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Utiliser ces sources publiques pour vérifier le contexte réglementaire et la terminologie. HubSecure contenu est l'orientation des produits, pas des conseils juridiques.
Notes de crédibilité
Ce guide est rédigé pour l'évaluation des produits et des opérations, et non comme un avis juridique. Pour les obligations de conformité, confirmer les exigences auprès d'un avocat qualifié ou de l'organisme de réglementation pertinent.
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