Pourquoi nous avons intégré les signatures électroniques dans le CRM au lieu de nous connecter à DocuSign

Lorsque nous concevions HubSecure Sign, le chemin évident était de construire une intégration DocuSign. DocuSign est le leader du marché. L'API est mature. Un flux de Zapier pourrait le connecter au CRM. La fonctionnalité pourrait être en vie dans des semaines plutôt que des mois.

Nous l'avons construit à la place. Voilà le raisonnement.

À quoi ressemble une intégration dans la pratique

Une intégration entre un CRM et un outil de signature électronique autonome semble simple. En pratique, voici le flux de travail :

L'intégration crée neuf étapes manuelles avec trois systèmes distincts (CRM, DocuSign, et où les documents sont stockés). La version native est trois étapes, toutes en un seul système. Pour une équipe qui envoie 20 à 50 documents par mois à des fins de signature, la différence de temps est importante. Mais la différence la plus importante est ce qui arrive à la piste de vérification.

La différence de conformité

Dans une intégration DocuSign, la preuve de signature — le certificat d'audit prouvant qui a signé, quand et ce qu'ils ont signé — vit à DocuSign. Le CRM a une note qui dit que le document a été signé. La Vault (si le document signé a été téléchargé et enregistré là) a une copie du PDF signé. Mais la chaîne reliant les trois est maintenue manuellement, et il peut dériver.

Ce qu'un organisme de réglementation, un tribunal ou un vérificateur veut réellement voir, c'est le document qui a été envoyé, la preuve que la bonne personne l'a signé, l'horodatage de la signature et la preuve que rien n'a été changé après la signature. Dans un système natif, tout cela est intégré dans le document signé stocké dans Vault et enregistré sur la timeline CRM du client. C'est un enregistrement, en un seul endroit, sans aucune étape manuelle nécessaire pour maintenir la connexion.

Le problème des coûts par enveloppe

DocuSign frais par enveloppe — généralement 0,50 $–2,00 $ par document envoyé à la signature, selon le plan. Pour une entreprise qui envoie 100 documents par mois à des fins de signature, c'est-à-dire 600–2 400 $ par année en plus du coût d'abonnement de base.

Pourquoi des outils de signature électronique autonomes existent et pour qui ils sont

DocuSign et ses concurrents existent parce qu'ils ont résolu un problème universel — l'envoi de documents à signer par voie électronique — avant que le concept n'ait été intégré dans les outils de CRM et de gestion de documents. Pour une entreprise qui utilise de nombreux outils différents et a juste besoin d'un moyen fiable pour recueillir des signatures, un outil autonome avec des intégrations est un choix raisonnable.

Pour une entreprise exploitant un espace de travail connecté où les clients, les documents, les signatures et les documents de conformité vivent tous ensemble, un outil autonome avec des intégrations crée la complexité que l'approche native élimine. L'intégration est un fardeau de maintenance. Le coût par enveloppe est continu. L'écart de piste de vérification est un risque de conformité.

Ce que "construit" permet réellement

Au-delà de la simplification du workflow, la construction de Sign native permet des choses que les intégrations ne peuvent pas :

• Les demandes de signature liées aux tâches d'embarquement — lorsqu'une tâche indique « envoyer une lettre d'engagement à la signature », cliquer sur la tâche ouvre la demande de document et de signature en une seule étape, et la tâche se termine automatiquement lorsqu'elle est signée
• Signature de conformité – si le statut de KYC d'un client est «en attente», le système peut le signaler avant l'envoi d'un contrat – quelque chose qu'un outil externe ne peut pas savoir
• Expirer les liens de partage avec les contrôles d'accès — le lien de demande de signature est un lien d'accès Vault qui expire, est à usage unique et est lié à l'identité du client dans le système
• Préparation de documents assistés par AI — B05 peut remplir des champs de gabarit à partir de données CRM avant l'envoi de la demande de signature — nom du client, valeur de l'opération, détails du service — sans copier-coller

Aucune de ces capacités n'est disponible dans une intégration DocuSign car elles nécessitent l'outil de signature pour connaître le CRM, le système de tâches, le statut de conformité et la couche AI simultanément. L'intégration autochtone donne l'accès Sign à tout cela. Une intégration externe ne lui donne aucun d'eux.

Le principe plus large

Cette décision — build natively au lieu de s'intégrer — s'applique à travers HubSecure . B02 est intégrée dans l'espace de travail de sorte que les fils de courriel apparaissent sur la timeline du client. La faille est construite de sorte que les documents sont joints aux documents, non stockés dans des comptes distincts. La gestion des incidents est intégrée afin de relier les incidents aux clients, aux tâches et aux dossiers de conformité. Le signe suit le même principe.

L'alternative — l'intégration d'outils de qualité — semble attrayante et est parfois la bonne réponse. Mais pour les opérations commerciales de base qui doivent partager des données et maintenir une piste d'audit cohérente, l'intégration native est structurellement supérieure à la meilleure connexion basée sur l'API.

Est HubSecure Signer légalement valide dans notre pays ?

HubSecure Sign produit des signatures électroniques simples et avancées conformes à eIDAS, qui sont juridiquement valables pour la majorité des accords commerciaux dans les États membres de l'UE. Pour les signatures électroniques qualifiées (SQ) ayant le poids légal le plus élevé — requis pour certains types de documents réglementés dans certaines juridictions —, nous soutenons les intégrations de fournisseurs de SQ tiers. Contactez-nous pour connaître vos exigences spécifiques en matière de compétence.

Pouvons-nous encore utiliser DocuSign pour des types de documents spécifiques si nécessaire?

Oui. Si vous avez déjà des modèles DocuSign pour des documents réglementés spécifiques ou des processus de signature multi-parties complexes, nous prenons en charge une intégration DocuSign aux côtés de HubSecure Sign. Vous n'avez pas à choisir l'un ou l'autre pour tout — mais pour les accords clients standard et les documents d'embarquement, Signer nativement est plus simple et moins cher.

Qu'arrive-t-il aux documents signés existants que nous avons dans DocuSign?

Pendant la migration, nous pouvons importer les enveloppes DocuSign remplies et les joindre aux dossiers clients corrects dans Vault. Les certificats de vérification sont conservés. À l'avenir, les nouvelles demandes de signature passent par HubSecure Sign.