موجز قصير
معظم الشركات المنظمة جيدة في الملفات الافتتاحية. وهناك عدد أقل بكثير من الحالات التي لديها إجراءات موثقة لكشف الملفات تلبي احتياجات الناتج المحلي الإجمالي، وشركة AML، والتزامات الاحتفاظ بقطاعات محددة. وهنا الدليل الكامل - ما ينبغي الاحتفاظ به، وما ينبغي حذفه، وكيف تثبت أنك فعلت ذلك بشكل صحيح.
- ما يجب أن يثبته تدفق العمل.
- الذي يَحْكمُ ويَجِبُ على مشتري الأدلةِ تَدقيق.
- كيف يناسب HubSecure دون استبدال المشورة القانونية.
:: إغلاق ملفات العملاء: الاحتفاظ بالبيانات، والحذف، ومتطلبات مراجعة الحسابات بالنسبة للشركات المنظمة: كيف ينبغي للشركات الخاضعة للتنظيم أن تغلق ملفات العملاء بشكل صحيح - ما الذي ينبغي الاحتفاظ به، إلى أي مدى، ما ينبغي حذفه، وكيف يمكن بناء سجل لمراجعة الحسابات. (كوفرز)
HubSecure BAR عندما تحتاج الأفرقة إلى سجلات مأمونة للموكلين، وجمع الوثائق، وملكية سير العمل، والوصول على أساس الدور، والأدلة على مراجعة الحسابات في مكان عمل محكوم واحد.
وعندما تنتهي مسألة العملاء، لم ينتهي عمل الامتثال. ويقتضي إغلاق ملف بشكل صحيح أن تقوم بما يلي: تحديد ما يجب الاحتفاظ به، وتحديد المدة التي يجب حذفها، ومتى يتم حفظ المواد الصحيحة في الشكل الصحيح، وتوثيق عملية الإغلاق بطريقة تلبي طلب منظم أو موضوع البيانات بعد سنوات.
هذه ليست إدارة منزلية إدارية وقد اتخذت المنظمة الدولية للمحاسبة وإدارة الشؤون السياسية الأوروبيتان إجراءات ضد الشركات التي تحتفظ ببيانات شخصية تتجاوز غرضها - وعلى قدم المساواة مع الشركات التي دمرت السجلات اللازمة لإجراء تحقيق تنظيمي مستمر. الحصول على التوازن الصحيح يتطلب إجراء موثق.
طريق الشراء
جمع المستندات ودليل Vault لجمع المستندات الآمنة Secure Vault وحدة مقارنة Dropbox دليل برامج جمع المستندات دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
موارد الأمان والخصوصية والحوكمة ذات الصلة
تابع مع مركز الأمان والثقة HubSecure، واتفاقية معالجة البيانات، والمعالجات الفرعية، وسير عمل الامتثال، ومشغل الذكاء الاصطناعي المحكوم.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة جمع المستندات الآمنة. تابع مع مركز المنتج لتجميع المستندات بشكل آمن.
مبدأ تقييد التخزين الخاص باللائحة العامة لحماية البيانات (الناتج المحلي الإجمالي).
تتطلب المادة 5 (1) (هـ) من اللائحة العامة لحماية البيانات أن يتم "الاحتفاظ بالبيانات الشخصية في شكل يسمح بتحديد أصحاب البيانات لمدة لا تزيد عن ما هو ضروري للأغراض التي تتم معالجة البيانات الشخصية من أجلها". هذا هو مبدأ تقييد التخزين، وينطبق على ملفات العميل بكامل قوته.
لا توجد فترة احتفاظ واحدة باللائحة العامة لحماية البيانات - تعتمد الفترة الصحيحة على الأساس القانوني الخاص بك للمعالجة وأي التزامات احتفاظ خاصة بالقطاع تتجاوز الفترة الافتراضية. المفتاح هو توثيق فترة الاحتفاظ الخاصة بك لكل فئة بيانات والقدرة على تبريرها في حالة الاعتراض.
التوتر الذي يجب عليك إدارته
يقول القانون العام لحماية البيانات: احذف بمجرد أن لم يعد ذلك ضروريًا. ينص قانون مكافحة غسيل الأموال على: الاحتفاظ بسجلات KYC لمدة 5 سنوات بعد انتهاء علاقة العمل. قد يقول قانون الضرائب 7 سنوات. قد تتطلب فترات التقادم بقاء الملفات لمدة تتراوح بين 6 و12 عامًا في حالة مطالبات الإهمال المهني. الجواب لا يكمن في اختيار واحد، بل في الاحتفاظ فقط بما يتطلبه كل أساس قانوني، فقط طالما يسمح كل أساس بذلك، مع سجلات منفصلة لكل فئة.
جدول الاحتفاظ حسب فئة البيانات
| فئة البيانات | الحد الأدنى من الاحتفاظ | الأساس القانوني | مشغل |
|---|---|---|---|
| سجلات AML/KYC (مستندات الهوية، بيانات UBO) | 5 سنوات |
المادة 40 / القانون الوطني لمكافحة غسل الأموال | من نهاية العلاقة التجارية |
| سجلات مراقبة معاملات مكافحة غسل الأموال | 5 سنوات |
المادة 40 | من تاريخ المعاملة |
| ملفات المسائل القانونية (المحامي) | 6 سنوات (إنجلترا/ويلز) | قانون القيود لعام 1980 + إرشادات SRA | من ختام الأمر |
| ملفات النقل/الملكية | 12 سنة |
قانون التقادم (الأفعال = 12 سنة) | من إتمام الصفقة |
| سجلات المشورة المالية (MiFID II) | 5 سنوات (7 سنوات إذا كانت متعلقة بالمعاش التقاعدي) | MiFID II المادة 16(7) | من تاريخ الخدمة |
| سجلات بوليصة التأمين | 3-7 سنوات حسب الاختصاص | قانون التأمين الوطني | من انتهاء السياسة |
| سجلات مرضى الرعاية الصحية (الاتحاد الأوروبي) | 10 سنوات (للبالغين)؛ أطول بالنسبة للقاصرين | قانون الصحة الوطني / اللائحة العامة لحماية البيانات المادة 9 | من العلاج الأخير |
| السجلات المحاسبية/ المالية | 7 سنوات |
قانون الضرائب الوطني | من نهاية السنة المالية |
| العقود مع العملاء | 6 سنوات |
قانون الحدود/قانون العقود | من انتهاء العقد |
| مراسلات البريد الإلكتروني (المنظمة) | اتبع الاحتفاظ بالمسألة الأساسية | متصلة بفئة المسائل المذكورة أعلاه | عن قرب |
| سجلات الموافقة التسويقية | مدة الموافقة + 3 سنوات | الناتج المحلي الإجمالي | سحب الموافقة أو الإنهاء |
| تقارير الازدهار | 5 سنوات |
توجيه الضرب (2019/1937) | من تاريخ إقفال التقرير |
إجراءات إغلاق الملف المكونة من 8 خطوات
انتهت مسألة التأكيد
ويجب تسجيل الحدث الختامي - استكمال المعاملة، وتقديم المشورة النهائية، وانتهاء القضية، وانتهاء العلاقة - في موعد. وهذا التاريخ هو المحرك لجميع حسابات الاحتفاظ اللاحقة. بدون موعد مُسجّل، لا يُمكنك تنفيذ جدول استبقاء صحيح.
تصنيف جميع محتويات الملفات حسب فترة الاحتفاظ
فصل الملف إلى فئات وفقاً لجدول استبقائك ويمكن أن يتضمن ملف واحد للزبائن سجلات AML (5yr)، والمراسلات القانونية (6yr)، والعقود الموقعة (6yr)، وسجلات الموافقة التسويقية (3yr). وكل فئة لها تاريخ حذفها - وهي لا تتبع جميعها أطول فترة.
العودة الأصلية إلى العميل
وينبغي إعادة الوثائق الأصلية للزبون - الأعمال والشهادات والاتفاقات الأصلية الموقعة - )أو عرضها للعودة( عند إغلاق الملفات. إيصال تأكيد. ويمكن عندئذ الاحتفاظ بنسخكم للفترة المنطبقة.
المواد المحتفظ بها في المحفوظات بأمان
نقل المواد المحتفظ بها إلى محفوظات آمنة مع قصر الوصول على الأفراد المأذون لهم فقط. For digital files, ensure the archive is encrypted, access-logged, and cannot be modified (for integrity). للملفات الفيزيائية المقفلة والمقاومة للحريق مع سجل الدخول.
وضع رسائل تذكيرية بالحذف التلقائي
حدد موعد حذف كل فئة من الملفات في نظامك ويجب تحديد موعد للحذف - ولن يحدث خلاف ذلك. وتجد معظم الشركات أن التذكير الآلي (90 يوماً قبل أن يحين موعد الحذف) يتيح الوقت لإجراء فحص نهائي للحجز قبل التدمير.
التحقق من الحجز القانوني قبل الحذف
وقبل أي حذف مقرر، يرجى التحقق مما إذا كان عقد قانوني ينطبق - أي دعوى معلقة، أو تحقيق تنظيمي، أو طلب الحصول على المواد التي تغطي الملف، أو مطالبة تأمين معلقة. وإذا كان عقد ما ينطبق، يوقف حذفه ويوثق السبب. ولا يمدد أي عقد قانوني فترة الاحتفاظ إلى أجل غير مسمى؛ بل يوقفها إلى حين رفع الحجز.
حذف وثيقة
ويجب أن يكون حذف السجلات الرقمية بمثابة حقبة حقيقية - وهي التخطيط، أو التطهير البدائي، أو الحذف المتحقق منه - وليس مجرد الانتقال إلى القمامة. بالنسبة للسجلات المادية، التقطيع أو التدمير المعتمد. وفي كلتا الحالتين، تُنشئ شهادة تدمير: ما دُمر، ومتى، ومَن، وبأي طريقة.
إغلاق سجل المسألة - وليس مسار مراجعة الحسابات
The matter record in your CRM should be marked closed, with the retention schedule and deletion certificates attached. ويمكن الاحتفاظ بسجل مراجعة الحسابات للمسألة القائمة - التواريخ والأحزاب والخدمات المقدمة - في شكل أدنى )لا توجد بيانات شخصية تتجاوز ما هو مطلوب( ما دامت هناك حاجة لاستمرارية تصريف الأعمال، وإدارة فترة التقادم، وأغراض التعويض المهني. وهذا يختلف عن الاحتفاظ بالملف الموضوعي.
حقوق موضوع البيانات والملفات المغلقة في القانون العام لحماية البيانات (الناتج المحلي الإجمالي).
إغلاق ملف لا يلغي حقوق موضوع البيانات ويمكن لأي زبون أن يقدم طلباً للحصول على معلومات عن الموضوع (ساراً) بشأن مسألة انتهت قبل ثلاث سنوات. يجب أن تكون قادراً على تحديد مكان السجلات المحتفظ بها، و إعادة كتابة البيانات الشخصية لأطراف ثالثة، والاستجابة في غضون 30 يوماً.
ويمكنهم أيضا أن يطلبوا الحقد. ويمكن عموما رفض طلبات الإرغام من زبون يكون ملفه في فترة الاحتفاظ إذا كان لديك التزام قانوني بالاحتفاظ بالبيانات (المادة 17 (3) (ب))) - ولكن يجب أن تخبرهم بذلك، وتخبرهم متى سيتم حذفها.
حافظ على الرقم القياسي للمسألة حتى بعد حذف محتويات الملف. The index should record: matter reference, client name, type of matter, close date, and retain end date. هذا يُمكِنك من الاستجابة لـ (سارس) وتأكيد حذفه بدون إعادة فتح الملف نفسه.
الجدول الزمني للاستبقاء والحذف الآلي
وتطبق الوحدة النموذجية الافتراضية جدول استبقائك تلقائياً - وتحصل كل فئة من فئات الوثائق على تاريخ حذفها الخاص، وتستمر فترات التوقف القانونية تلقائياً، وتُصدر شهادات التدمير وتخزنها. لا توجد صحائف، ولا مواعيد نهائية للحذف.