- وتدير الشركات القانونية والمستشارون الماليون عادة 4-6 أدوات لعمليات تحديد هوية العملاء
- إدارة المخاطر المؤسسية، والبريد الآمن، وخزينة الوثائق، وبوابة العملاء هي البوابة الرئيسية الأربعة - وجميعها متاحة في مكان عمل متصل واحد
- التكامل بين هؤلاء الأربعة هو المكان الذي تأتي منه القيمة التشغيلية الحقيقية
- يتم تضمين KYC/AML والتوقيعات الإلكترونية ومكتب الخدمة - دون الحاجة إلى أدوات إضافية
لدى شركة محاماة متوسطة الحجم أو ممارسة استشارات مالية نموذجية عمليات عملاء منتشرة عبر أنظمة متعددة. يوجد نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) - ربما Salesforce أو HubSpot أو منتج خاص بقطاع معين - لإدارة علاقات العملاء وخطوط الأنابيب. حل بريد إلكتروني آمن للتواصل مع العملاء. إدارة المستندات، ربما SharePoint أو DMS قانوني. وبوابة مواجهة للعملاء لمشاركة المستندات وجمع المعلومات.
تغطي هذه الفئات الأربع جوهر معظم عمليات خدمات العملاء الاحترافية. المشكلة ليست أن أيًا من هذه الأدوات سيئ. تكمن المشكلة في عدم اتصالهما — لذا فإن العميل موجود كأربعة سجلات منفصلة في أربعة أنظمة منفصلة، ويتم الحفاظ على سير العمل بينهما بواسطة البشر الذين يقومون بخطوات يدوية.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) للشركات النامية وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) مقارنة HubSpot دليل الامتثال لإدارة علاقات العملاء (CRM) دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
موارد جمع المستندات الآمنة ذات الصلة
تابع عملية جمع المستندات الآمنة، وقائمة مراجعة جمع المستندات، وبوابة العميل الآمنة، ووحدة Secure Vault، ومركز الأمان والثقة.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة جمع المستندات الآمنة. تابع مع مركز المنتج لتجميع المستندات بشكل آمن.
ما الذي يكلفه الكوخ الأربعة
دعونا نضع أرقامًا في مجموعة الخدمات المهنية القياسية لشركة مكونة من 15 شخصًا:
- CRM (HubSpot Professional): 450-800 دولار شهريًا
- البريد الإلكتروني الآمن (ProtonMail Business أو Mailock): 100-180 دولارًا شهريًا
- إدارة المستندات (SharePoint/Box Business): 120-250 دولارًا شهريًا
- بوابة العميل (Clinked أو Huddle أو ما شابه ذلك): 200-500 دولار شهريًا
- فحص مكافحة غسيل الأموال/اعرف عميلك: 400-800 دولار شهريًا (إذا لزم الأمر)
الإجمالي: 1,270-2,530 دولارًا شهريًا للنواة التشغيلية، قبل أدوات التوقيع الإلكتروني، أو إدارة المهام، أو مكتب المساعدة، أو مراسلة الفريق.
والأهم من ذلك: أن كل واحدة من هذه الأدوات لديها إدارة مستخدم خاصة بها، ووحدة تحكم إدارية خاصة بها، ونموذج بيانات خاص بها، وتنسيق تصدير خاص بها. يتم إنشاء كل عميل جديد في الأربعة. يجب أن ينتشر كل تحديث للعميل عبر الأربعة. إن كل عملية تأهيل للموظفين وإخراجهم من العمل تمس الأربعة.
دراستي حالة مركبتين
الوضع
كانت إحدى شركات المحاماة التجارية تدير علاقات العملاء عبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وGoogle Drive المشترك، وProtonMail للاتصال الآمن بالعملاء، وبوابة عملاء محلية مبنية على مكون WordPress الإضافي. تم التعامل مع KYC عبر اشتراك ComplyAdvantage منفصل بسعر 600 جنيه إسترليني شهريًا.
كانت نقطة الألم هي تأهيل العميل: أمر جديد يتطلب إنشاء العميل في أربعة أنظمة، وإرسال طلبات اعرف عميلك عبر البريد الإلكتروني، ومتابعة تحميل المستندات عبر واتساب (نعم، واتساب)، والتسجيل يدويًا عند استلام كل شيء. كان منسقو الإعداد يقضون 40% من وقتهم في التنسيق الإداري الذي كان ينبغي أن يكون تلقائيًا.
بعد التوحيد
بالانتقال إلى HubSecure، تدير الشركة دورة حياة العميل بأكملها - بدءًا من الاتصال الأول وحتى إغلاق المسألة - في مساحة عمل واحدة. يحتفظ CRM بسجل العميل. يتعامل البريد مع اتصالات العميل الآمنة المرتبطة مباشرة بهذا السجل. يقوم Vault بتخزين جميع المستندات المهمة مع إمكانية التحكم في الوصول إليها عن طريق الملف. يتم تشغيل KYC تلقائيًا عند إنشاء عميل جديد، مع ظهور النتائج في سجل CRM. يتم جمع التوقيعات عن طريق التوقيع دون مغادرة ملف الأمر. انخفض إنفاق الاشتراك الشهري بحوالي 1100 جنيه إسترليني. انخفض وقت منسق الإعداد في العمل الإداري من 40% إلى أقل من 10%.
الوضع
كانت إحدى الشركات الاستشارية المالية المستقلة التي تخدم العملاء ذوي الثروات العالية تستخدم Salesforce لإدارة علاقات العملاء، وMimecast لأمن البريد الإلكتروني، وBox لتخزين المستندات، وClio لبوابة العميل. أضافت متطلبات تسجيل الاتصالات MiFID II أداة تسجيل امتثال منفصلة. خمسة أنظمة منفصلة، وخمسة عقود سنوية منفصلة، ومقاول تكنولوجيا معلومات واحد يقضي وقتًا كبيرًا في الحفاظ على عمليات التكامل.
بعد التوحيد
قامت الشركة بدمج إدارة علاقات العملاء (CRM) والبريد الآمن وخزينة المستندات وبوابة العميل وتسجيل الامتثال في HubSecure. أصبحت سجلات اتصالات MiFID II الآن جزءًا من سجل العميل تلقائيًا - ولا توجد أداة منفصلة. اختفت أعمال صيانة التكامل التي قام بها مقاول تكنولوجيا المعلومات. يقضي المستشارون وقتًا أقل في تسجيل الأنشطة يدويًا لأن البريد الإلكتروني للعميل وأحداث المستندات وتفاعلات الخدمة تسجل نفسها بنفسها. انخفض الإنفاق السنوي على التكنولوجيا بحوالي 18000 يورو.
سير العمل الذي يتغير في الواقع
إن سير العمل المحدد الذي تُحدث فيه الأدوات المتصلة أكبر قدر من الاختلاف هو تأهيل العميل - وهي الفترة بين المشاركة الأولى و"العميل النشط بالكامل". في النظام المجزأ، يبدو هذا كما يلي:
تم إنشاء جهة الاتصال في CRM — يدويًا. شخص ما يملأ النموذج.
مستندات KYC المطلوبة – عبر البريد الإلكتروني. يرسل العميل مرة أخرى إلى البريد الإلكتروني. يقوم شخص ما بحفظها على محرك الأقراص يدويًا.
تشغيل فحص مكافحة غسل الأموال – في أداة منفصلة. تمت الإشارة إلى النتيجة يدويًا في CRM.
تم إرسال خطاب المشاركة – عبر البريد الإلكتروني. يتم إرجاع النسخة الموقعة عبر البريد الإلكتروني أو DocuSign. قدمت يدويا.
تم منح الوصول إلى بوابة العميل — بشكل منفصل. يتلقى العميل معلومات تسجيل دخول وكلمة مرور أخرى.
في مساحة العمل المتصلة، يتم تشغيل نفس التسلسل عبر واجهة واحدة. يحصل العميل على طلب واحد لكل شيء. الوثائق تذهب إلى مكان واحد. يتم تشغيل فحص مكافحة غسل الأموال (AML) تلقائيًا. يتم إرسال خطاب المشاركة من داخل ملف العميل وتعود النسخة الموقعة إلى نفس الملف. بوابة العميل هي وصوله الموثق إلى ملفه - وليس نظامًا منفصلاً بتسجيل دخول منفصل.
المقياس الذي يفاجئ معظم الشركات هو الوقت اللازم للعميل النشط. في النظام المجزأ، يبلغ متوسط الوقت من المشاركة الأولى إلى "انضمام العميل وتنشيطه بالكامل" من 2 إلى 4 أسابيع بالنسبة لشركات الخدمات المهنية. في سير العمل المتصل، تكتمل العملية نفسها عادةً خلال 3 إلى 7 أيام. بالنسبة للعميل الذي يدفع أجرًا شهريًا، فإن هذا الاختلاف في سرعة الإعداد له آثار مباشرة على الإيرادات.
ما لا تخسره
القلق بشأن الدمج هو دائمًا فقدان القدرة. إذا كنت معتادًا على الميزات المحددة لنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الحالي الخاص بك، فأنت تريد أن تعرف أنك لن تتراجع عن ذلك. بالنسبة لحالات الاستخدام الأساسية لإدارة العملاء للخدمات الاحترافية - سجلات جهات الاتصال والشركة، والجدول الزمني للنشاط، وإدارة خطوط الأنابيب، وتتبع الأمور - يغطي HubSecure CRM المتطلبات القياسية. بالنسبة لميزات إدارة الممارسات القانونية المتخصصة للغاية (تسجيل الوقت، وإعداد الفواتير، وتتبع المواعيد النهائية للمحكمة)، فإن HubSecure ليس بديلاً لنظام إدارة الممارسات القانونية الكامل. إنها طبقة العلاقة مع العميل والعمليات التي غالبًا ما تفتقر إليها تلك الأنظمة.
هل ينجح هذا مع الشركات التي تستخدم بالفعل برامج إدارة الممارسات؟
نعم. يركز HubSecure على العلاقة مع العميل وطبقة العمليات - إدارة علاقات العملاء والاتصالات والمستندات والامتثال. يتعامل برنامج إدارة الممارسة (Clio، LEAP، Smokeball) مع الفواتير وتسجيل الوقت والمواعيد النهائية للمحكمة. يمكن أن يعمل الاثنان بالتوازي، حيث يتعامل HubSecure مع سير العمل الذي يواجه العميل والامتثال، ويتعامل نظام إدارة الممارسة لديك مع الفواتير ومحاسبة الأمور.
ماذا عن سرية العميل - هل يمكننا التحكم في من يمكنه الاطلاع على ملفات العميل في الشركة؟
نعم. يتم تطبيق عناصر التحكم في الوصول على مستوى المسألة القانونية/الملف. يرى صاحب الرسوم فقط الملفات التي يمكنه الوصول إليها. يمكن للشركاء رؤية كل شيء. يقوم مسؤول تكنولوجيا المعلومات بالشركة بتعيين السياسة مرة واحدة. يتم تسجيل كل الوصول.
تعرف على كيفية عمل شركات الخدمات المهنية على HubSecure
سنتعرف على عملية تأهيل العميل الكاملة لشركة محاماة أو ممارسة استشارية - بدءًا من الاتصال الأول وحتى العميل النشط، مع مسار تدقيق كامل.
Book a demoالمصادر الرسمية ومزيد من القراءة
استخدم هذه المصادر العامة للتحقق من الخلفية التنظيمية والمصطلحات. محتوى HubSecure عبارة عن إرشادات حول المنتج، وليس نصيحة قانونية.
ملاحظات المصداقية
تم إعداد هذا الدليل لتقييم المنتجات والعمليات، وليس لتقديم المشورة القانونية. بالنسبة لالتزامات الامتثال، قم بتأكيد المتطلبات مع مستشار مؤهل أو الجهة التنظيمية ذات الصلة.
مراجع HubSecure ذات الصلة: الأمان · DPA · المعالجات الفرعية · مسرد AML/KYC · مسرد RBAC
استعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير