Kurzübersicht
Das Versäumnis, einen Konflikt vor dem Onboarding eines Kunden zu erkennen, ist einer der häufigsten Gründe für behördliche Verstöße gegen Anwaltskanzleien und Finanzberater. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Konfliktregister, eine Richtlinie und einen Prüfpfad erstellen, die einer Prüfung standhalten.
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Interessenkonflikte für Rechtsanwälte und Finanzberater: Wie Anwaltsunternehmen und Finanzberater Interessenkonflikte identifizieren, dokumentieren und verwalten müssen. Covers SRA, FCA, MiFID II und DSGVO Verpflichtungen mit einem..
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Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn die Pflicht eines Fachmanns zu einem Kunden durch eine Verpflichtung gegenüber einem anderen Kunden, einem persönlichen Interesse oder einer geschäftlichen Beziehung beeinträchtigt wird. Für Anwaltskanzleien und Finanzberater ist die Bewältigung von Konflikten nicht nur eine ethische Verpflichtung; es ist eine regulatorische Anforderung mit ernsten Konsequenzen für Nichteinhaltung.
Die SRA Codes of Conduct, FCA COBS Regeln, MiFID II Artikel 23 und gleichwertige Regime in ganz Europa erfordern dokumentierte Konfliktidentifikation, Management und in einigen Fällen die Offenlegung von Kunden. Diese Anleitung deckt den gesamten Zyklus ab.
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Konfliktarten: Die Landschaft verstehen
Eigeninteressenkonflikt
Das Unternehmen oder eine Einzelperson hat ein finanzielles oder persönliches Interesse, das im Widerspruch zu den Interessen des Kunden steht. Beispiele: Vertretung eines Kunden bei einer Transaktion, bei der das Unternehmen Anteile an der Gegenpartei hält; Beratung eines Kreditnehmers, wenn das Unternehmen eine Kreditbeziehung mit dem Kreditgeber unterhält.
Konflikt zwischen zwei Kunden
Die Kanzlei vertritt zwei Mandanten mit direkt gegensätzlichen Interessen in derselben Angelegenheit oder verwandten Angelegenheiten. Das klassische Beispiel: Vertretung von Käufer und Verkäufer bei einer Immobilientransaktion. Nach den SRA-Regeln handelt es sich um einen „Interessenkonflikt“, der normalerweise nicht gelöst werden kann – Sie müssen eine Anweisung ablehnen.
Ehemaliger Kundenkonflikt
Vertrauliche Informationen, die während einer früheren Kundenbeziehung erlangt wurden, könnten dazu verwendet werden, diesem Kunden Schaden zuzufügen, wenn das Unternehmen nun gegen ihn vorgeht. Dies wird manchmal als „Konflikt aufgrund eines ehemaligen Mandanten“ bezeichnet und erfordert auch nach Abschluss der Angelegenheit eine gesonderte Analyse.
Persönlicher Konflikt
Ein Honorarempfänger oder Berater hat eine persönliche Beziehung zu einer Partei in der Angelegenheit – Familienmitglied, persönlicher Gläubiger, soziale Verbindung –, die seine Objektivität beeinträchtigen könnte. Kann durch Ablehnung dieser Person gehandhabt werden, muss aber protokolliert werden.
Handelskonflikt
Vertretung konkurrierender Unternehmen in unabhängigen Angelegenheiten. Im Allgemeinen zulässig mit entsprechenden Informationsbarrieren (ethischen Mauern), vorausgesetzt, dass die vertraulichen Informationen keines der Kunden für die Angelegenheit des anderen relevant sind.
Regulierungsrahmen
SRA-Verhaltenskodizes (England und Wales)
Paragraph 6 sowohl des Solicitor Code als auch des Firm Code verbietet das Handeln bei einem „Interessenkonflikt“ zwischen Mandanten und verlangt „wirksame Systeme und Kontrollen“ zur Identifizierung von Konflikten. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, Suspendierungen oder Streiks führen.
FCA COBS 11.3 / MiFID II Artikel 23
Wertpapierfirmen müssen „alle geeigneten Maßnahmen ergreifen, um Interessenkonflikte zu erkennen und zu verhindern oder zu bewältigen“. Wenn eine Prävention nicht möglich ist, müssen Unternehmen den Konflikt ausreichend detailliert offenlegen – die FCA-Richtlinien weisen jedoch darauf hin, dass die Offenlegung allein kein Ersatz für das Management ist. Unternehmen müssen eine schriftliche Richtlinie zu Interessenkonflikten und ein Konfliktregister führen.
EU-AMLA- und AML-Richtlinien
AML-Einhaltung-Beauftragte und UBO-Verifizierungsbeauftragte müssen unabhängig von den Geschäftsbereichen sein, die sie beaufsichtigen. Ein Einhaltung-Beauftragter mit einem persönlichen oder finanziellen Interesse an einer Kundenbeziehung stellt einen Konflikt dar, der gelöst werden muss, bevor die Beziehung fortgesetzt werden kann.
Auswirkungen der DSGVO
Das Konfliktregister verarbeitet personenbezogene Daten (Namen von Kunden, Gegenparteien, nahestehenden Personen). Dies muss in Ihrer RoPA abgedeckt sein. Die Rechtsgrundlage ist typischerweise Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c – rechtliche Verpflichtung. Der Zugang muss auf Personen mit berechtigtem Bedarf beschränkt werden.
Was Ihr Konfliktregister enthalten muss
Es gibt kein einheitliches vorgeschriebenes Format, aber die folgenden Felder stellen Best Practices dar und reichen aus, um SRA-, FCA- und MiFID II-Prüfungsanfragen zu erfüllen:
| Feld | Zweck | Zurückbehaltung |
|---|---|---|
Konflikt-ID |
Eindeutiger Bezeichner für Querverweise mit der Sachverhaltsdatei | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Datum identifiziert |
Zeigt an, dass die Prüfung vor oder beim Clientstart ausgeführt wurde | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Neuer Kunde/Angelegenheit |
Die vorgeschlagene Beschreibung des Kunden und der Angelegenheit | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Konfliktpartei |
Bestehender oder ehemaliger Kunde/verbundene Partei mit potenziellem Konflikt | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Konflikttyp |
Eigeninteresse / Kunde-Kunde / ehemaliger Kunde / persönlich / kommerziell | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Risikobewertung |
Hoch / Mittel / Niedrig mit kurzer Begründung | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Maßnahmen ergriffen |
Abgelehnt / Informationsbarriere / Offenlegung / Genehmigt (mit Begründung) | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Genehmiger |
Name und Rolle des Partners/Einhaltung-Beauftragten, der die Maßnahme genehmigt hat | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Offenlegung des Kunden |
Wurde der Konflikt dem Kunden mitgeteilt? Datum und Methode | Lebensdauer der Materie + 6 Jahre |
Der Konfliktprüfungsprozess
Eine Konfliktüberprüfung muss vor einem substantiellen Engagement mit einem potenziellen Kunden laufen. Zu spät ist es zum Zeitpunkt des Verlobungsschreibens zu laufen — Informationen, die in der ersten Konsultation geteilt werden, können bereits Verpflichtungen geschaffen haben.
Schritt 1: Identifizierung aller relevanten Parteien. Für eine rechtliche Angelegenheit umfasst dies den potenziellen Kunden, alle Gegenparteien, Direktoren und UBOs und alle Garantien. Für Finanzberatung umfasst dies den Kunden, seine verbundenen Personen und alle Unternehmen in der Transaktionskette.
Schritt 2: Suchen Sie das Konfliktregister und die Materie-Datenbank. Cross-Reference alle identifizierten Parteien gegen bestehende und ehemalige Kunden, offene Angelegenheiten und alle vorherigen Konflikteinträge. Die Suche sollte eine phonetische Anpassung (um Schreibfehler zu erfassen) und Unternehmensgruppenbeziehungen umfassen.
Schritt 3: Assess und kategorisieren das Ergebnis. Wenn kein Konflikt gefunden wird, dokumentieren Sie, dass die Überprüfung durchgeführt wurde und ein nil-conflict Ergebnis aufzeichnen. Dies ist ebenso wichtig wie die Aufnahme einer positiven Feststellung – es ist Ihr Beweis, dass Due Diligence durchgeführt wurde.
Schritt 4: Eskalate Positives für Partner / Einhaltung-Review. Jede positive Übereinstimmung muss sofort zu einem Senior Partner oder dem Einhaltung Officer gehen. Die Entscheidung, fortzufahren, abzulehnen oder zu verwalten, muss von einer hoch qualifizierten Person getroffen werden — nicht von dem Gebührenverdiener, der diese Angelegenheit behandelt.
Schritt 5: Implementierung des Management-Mechanismus. Informationsbarrieren müssen wirklich implementiert werden — separater Dateizugriff, Anweisungen für das Personal, ein Protokoll, wer privig für jede Angelegenheit ist. Eine verbale Anweisung, "auf der Spur zu bleiben" ist keine Barriere.
Wenn Sie ablehnen müssen
Nach SRA-Regeln können einige Konflikte einfach nicht verwaltet werden. Wenn ein Interessenkonflikt zwischen zwei aktuellen Kunden bedeutet, dass Sie nicht gleichzeitig in ihren beiden besten Interessen handeln können, müssen Sie eine Anweisung ablehnen — in der Regel die spätere. Der Erhalt der informierten Einwilligung beider Kunden heilt diese Art von Konflikten nicht.
In ähnlicher Weise kann unter MiFID II, wenn ein Konflikt "nicht mit angemessener Sicherheit verwaltet werden kann, dass das Risiko einer Beschädigung der Interessen des Kunden verhindert wird", muss das Unternehmen davon abhalten, zu handeln - Offenlegung allein reicht nicht aus.
Dokumentieren Sie jede abgelehnte Entscheidung sorgfältig. Das Fehlen einer Angelegenheit auf Ihren Akten beweist nicht, dass Sie abgelehnt haben — ein datierter Eintrag im Konfliktregister tut.
Konfliktkontrollen, die in Client onboarding eingebaut werden
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