Resumen
El no identificar un conflicto antes de a bordo de un cliente es una de las causas más comunes de la censura regulatoria para las empresas de derecho y los asesores financieros. He aquí cómo construir un registro de conflictos, una política y una ruta de auditoría que se mantenga bajo escrutinio.
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Gestión de conflictos de intereses para bufetes de abogados y asesores financieros: cómo los bufetes de abogados y los asesores financieros deben identificar, documentar y gestionar los conflictos de intereses. Cubre obligaciones SRA, FCA, MiFID II y GDPR con...
HubSecure es relevante cuando los equipos necesitan registros de clientes seguros, recopilación de documentos, propiedad del flujo de trabajo, acceso basado en roles y evidencia lista para auditoría en un espacio de trabajo gobernado.
Un conflicto de intereses surge cuando el deber de un profesional a un cliente es —o podría ser— comprometido por una obligación a otro cliente, un interés personal o una relación comercial. Para las empresas de derecho y los asesores financieros, la gestión de conflictos no es sólo una obligación ética; es un requisito reglamentario con graves consecuencias para el incumplimiento.
Los Códigos de Conducta SRA, las normas FCA COBS, el artículo 23 de MiFID II y regímenes equivalentes en toda Europa exigen la identificación, gestión y, en algunos casos, la divulgación de los clientes. Esta guía cubre el ciclo completo.
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Tipos de conflicto: comprensión del paisaje
Conflicto de intereses propios
La firma o un individuo tiene un interés financiero o personal que interfiere con el interés del cliente. Ejemplos: actuar para un cliente en una transacción donde la firma tiene acciones en la contraparte; asesorar a un prestatario donde la firma tiene una relación de préstamo con el prestamista.
Conflicto entre dos clientes
La firma actúa para dos clientes con intereses directamente opuestos en el mismo asunto o asuntos relacionados. El ejemplo clásico: actuar tanto en nombre del comprador como del vendedor en una transacción inmobiliaria. Según las reglas de la SRA, esto es un "conflicto de intereses" que normalmente no se puede gestionar: debe rechazar una instrucción.
Conflicto con antiguos clientes
La información confidencial obtenida durante una relación anterior con un cliente podría usarse para dañar a ese cliente si la empresa ahora actúa en su contra. Esto a veces se denomina "conflicto que surge de un cliente anterior" y requiere un análisis por separado incluso después de que el asunto se haya cerrado.
Conflicto personal
Una persona que gana honorarios o un asesor tiene una relación personal con una de las partes en el asunto (un miembro de la familia, un acreedor personal, una conexión social) que podría afectar su objetividad. Podrá gestionarse por recusación de dicho particular, pero deberá registrarse.
Conflicto comercial
Actuando para empresas competidoras en asuntos no relacionados. Generalmente permisible con barreras de información apropiadas (muros éticos), siempre que la información confidencial del cliente no sea relevante para la materia del otro.
Marco regulatorio
SRA Codes of Conduct (England & Wales)
El párrafo 6 del Código Procurador y el Código Firme prohíbe actuar cuando haya un "conflicto de interés" entre los clientes, y requiere "sistemas y controles eficaces" para identificar conflictos. El incumplimiento puede dar lugar a multas, suspensión o huelga.
FCA COBS 11.3 / MiFID II Artículo 23
Las empresas de inversión deben tomar "todas las medidas apropiadas para identificar y prevenir o gestionar" conflictos de interés. Cuando la prevención no es posible, las empresas deben revelar el conflicto con suficiente detalle, pero la orientación de la FCA advierte que la divulgación por sí sola no es un sustituto de la gestión. Las empresas deben mantener una política escrita de conflictos de intereses y un registro de conflictos.
EU AMLA and AML Directives
Los oficiales de cumplimiento de la LMA y los oficiales de verificación de la UBO deben ser independientes de las unidades de negocio que supervisan. Un oficial de cumplimiento con una participación personal o financiera en una relación cliente presenta un conflicto que debe ser gestionado antes de que la relación pueda continuar.
Consecuencias del PIB
Los conflictos registran datos personales (nombres de clientes, contrapartes, personas relacionadas). Esto debe estar cubierto en tu RoPA. The lawful basis is usually Article 6(1)(c) — legal obligation. El acceso debe limitarse a los que tienen una necesidad legítima.
Lo que debe contener su registro de conflictos
No hay un solo formato prescrito, pero los siguientes campos representan las mejores prácticas y son suficientes para satisfacer las preguntas de auditoría SRA, FCA y MiFID II:
| Campo | Propósito | Retención |
|---|---|---|
Conflict ID |
Unico identificador para la referencia cruzada con el archivo de materia | Vida de materia + 6 años |
Fecha identificada |
Muestra que el cheque fue ejecutado antes o en el inicio del cliente | Vida de materia + 6 años |
Nuevo cliente / asunto |
El cliente propuesto y la descripción de la materia | Vida de materia + 6 años |
Conflicto |
Existencia o ex cliente / partido relacionado con el conflicto potencial | Vida de materia + 6 años |
Tipo de conflicto |
Interés propio / cliente-cliente / ex-cliente / personal / comercial | Vida de materia + 6 años |
Evaluación del riesgo |
Alta / Media / Baja con breve racionalidad | Vida de materia + 6 años |
Medidas adoptadas |
Desclinado / barrera de información / Divulgación / Aprobado (con razonamiento) | Vida de materia + 6 años |
Fondos |
Nombre y papel del socio / oficial de cumplimiento que aprobó la acción | Vida de materia + 6 años |
Información del cliente |
¿Se reveló el conflicto al cliente? Fecha y método | Vida de materia + 6 años |
El proceso de verificación de conflictos
Un control de conflictos debe funcionar antes de cualquier compromiso sustantivo con un cliente prospectivo. Ejecutarlo en el momento de la carta de compromiso es demasiado tarde — la información compartida en la consulta inicial puede ya haber creado obligaciones.
Paso 1: Identificar todas las partes pertinentes. Para un asunto legal esto incluye al cliente prospectivo, todos los contrapartes, directores y UBOs, y cualquier garante. Para el asesoramiento financiero esto incluye al cliente, sus personas conectadas, y cualquier entidad corporativa en la cadena de transacción.
Paso 2: Buscar el registro de conflictos y la base de datos de materia. Referencias cruzadas todas las partes identificadas contra los clientes existentes y antiguos, asuntos abiertos y cualquier entrada de conflictos anterior. La búsqueda debe incluir coincidencias fonéticas (para detectar variaciones de ortografía) y relaciones de grupo corporativo.
Paso 3: Evaluar y categorizar el resultado. Si no se encuentra ningún conflicto, documente que el cheque fue ejecutado y registre un resultado de nil-conflicto. Esto es tan importante como la grabación de un hallazgo positivo — es su evidencia de que se realizó la debida diligencia.
Paso 4: Aumentar los positivos para la revisión de pareja / cumplimiento. Cualquier coincidencia positiva debe ir a un socio superior o al Oficial de Cumplimiento inmediatamente. La decisión de proceder, declinar o gestionar debe ser tomada por una persona calificada de alto rango, no por los honorarios que se ocupan del asunto.
Paso 5: Implementar el mecanismo de gestión. Las barreras de información deben aplicarse de manera genuina: acceso independiente a los archivos, instrucciones al personal, un registro de quiénes son susceptibles a cada asunto. Una instrucción verbal para "estar en su carril" no es una barrera.
Cuando debes rechazar
Según las reglas del SRA, algunos conflictos simplemente no pueden ser gestionados. Si un conflicto de intereses entre dos clientes actuales significa que no puede actuar en su interés superior simultáneamente, debe rechazar una instrucción — generalmente la más reciente. Obtener el consentimiento informado de ambos clientes no cura este tipo de conflicto.
Del mismo modo, bajo MiFID II, si un conflicto "no puede ser gestionado con seguridad razonable de que se evitará el riesgo de daño a los intereses del cliente", la firma debe abstenerse de actuar — la revelación por sí sola no es suficiente.
Documenta cuidadosamente cada decisión declive. La ausencia de un asunto en sus archivos no prueba que usted rechazó - una entrada fechada en el registro de conflictos sí.
Controles de conflictos integrados en cliente a bordo
HubSecure 's CRM ejecuta cheques de conflicto automáticamente al comienzo de cada nuevo cliente a bordo de flujo — la búsqueda en asuntos activos, antiguos clientes y registros UBO. Cada cheque está conectado con timetamp y aprobador para su pista de auditoría.