Résumé succinct
Ne pas identifier un conflit avant d’intégrer un client est l’une des causes les plus courantes de censure réglementaire à l’encontre des cabinets d’avocats et des conseillers financiers. Voici comment créer un registre des conflits, une politique et une piste d’audit qui résistent à un examen minutieux.
- Quel est le problème de flux de travail.
- Ce que les acheteurs devraient comparer avant de choisir le logiciel.
- Comment passer de la recherche à l'examen des flux de travail.
Gestion des conflits d'intérêts pour les cabinets d'avocats et les conseillers financiers : Comment les cabinets d'avocats et les conseillers financiers doivent identifier, documenter et gérer les conflits d'intérêts. Couvre les obligations SRA, FCA, MiFID II et GDPR avec un…
HubSecure est pertinent lorsque les équipes ont besoin de dossiers clients sécurisés, de collecte de documents, de propriété des flux de travail, d'accès fondé sur le rôle et de preuves prêtes à l'audit dans un espace de travail régi.
Un conflit d'intérêts survient lorsque le devoir d'un professionnel envers un client est — ou pourrait l'être — compromis par une obligation envers un autre client, un intérêt personnel ou une relation d'affaires. Pour les cabinets d'avocats et les conseillers financiers, la gestion des conflits n'est pas seulement une obligation éthique; c'est une exigence réglementaire qui a de graves conséquences en cas de non-conformité.
Les codes de conduite de la SRA, les règles de la FCA COBS, l'article 23 de la MiFID II et les régimes équivalents dans toute l'Europe exigent tous l'identification, la gestion et, dans certains cas, la divulgation des clients. Ce guide couvre le cycle complet.
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Cas d'utilisation connexe
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Types de conflits : Comprendre le paysage
Conflit d'intérêts propres
L'entreprise ou une personne a un intérêt financier ou personnel qui est en conflit avec l'intérêt du client. Exemples: agir pour un client dans une transaction où l'entreprise détient des actions de la contrepartie; conseiller un emprunteur lorsque l'entreprise a une relation de prêt avec le prêteur.
Conflit entre deux clients
L'entreprise agit pour deux clients qui s'opposent directement à des intérêts dans la même affaire ou des questions connexes. L'exemple classique : agir à la fois pour l'acheteur et le vendeur dans une transaction immobilière. En vertu des règles de la SRA, il s'agit d'un « conflit d'intérêts » qui ne peut généralement pas être géré — vous devez refuser une instruction.
Ancien conflit avec la clientèle
Les renseignements confidentiels obtenus lors d'une relation client antérieure pourraient servir à nuire à ce client si l'entreprise agit maintenant contre lui. Il s'agit parfois d'un « conflit découlant d'un ancien client » et nécessite une analyse séparée même après la clôture de l'affaire.
Conflit personnel
Un payeur ou un conseiller a une relation personnelle avec une partie à l'affaire — membre de la famille, créancier personnel, lien social — qui pourrait nuire à son objectivité. Peut être géré par récusation de cette personne, mais doit être enregistré.
Conflits commerciaux
Agir pour des entreprises concurrentes dans des domaines non liés. Généralement permis avec des barrières d'information appropriées (murs éthiques), à condition qu'aucun des renseignements confidentiels du client ne soit pertinent à la question de l'autre.
Cadre réglementaire
Codes de conduite SRA (Angleterre et Pays de Galles)
Le paragraphe 6 du Code du solliciteur et du Code des entreprises interdit d'agir en cas de « conflit d'intérêts » entre les clients et exige des « systèmes et des contrôles efficaces » pour déceler les conflits. La non-conformité peut entraîner des amendes, une suspension ou une grève.
FCA COBS 11.3 / MiFID II Article 23
Les entreprises d'investissement doivent prendre « toutes les mesures appropriées pour identifier et prévenir ou gérer » les conflits d'intérêts. Lorsque la prévention n'est pas possible, les entreprises doivent divulguer le conflit de façon suffisamment détaillée, mais les lignes directrices de l'ACF mettent en garde contre le fait que la divulgation à elle seule ne se substitue pas à la gestion. Les entreprises doivent tenir une politique écrite sur les conflits d'intérêts et un registre des conflits.
Directives UE AMLA et AML
Les agents de conformité de la LMA et les agents de vérification de l'UBO doivent être indépendants des unités opérationnelles qu'ils supervisent. Un agent de conformité ayant un intérêt personnel ou financier dans une relation client présente un conflit qui doit être géré avant que la relation puisse se poursuivre.
Incidences du RGPD
Le registre des conflits traite les données personnelles (noms des clients, des contreparties, des personnes liées). Cela doit être couvert dans votre RoPA. La base légale est généralement l'article 6, paragraphe 1, point c), — obligation légale. L'accès doit être limité aux personnes ayant un besoin légitime.
Ce que doit contenir votre registre des conflits
Il n'existe pas de format unique prescrit, mais les domaines suivants représentent les meilleures pratiques et sont suffisants pour répondre aux demandes de renseignements d'audit SRA, FCA et MiFID II :
| Champ | Objet | Conservation |
|---|---|---|
ID du conflit |
Identificateur unique pour le renvoi avec le fichier matière | Vie de la matière + 6 ans |
Date indiquée |
Affiche que la vérification a été effectuée avant ou au début du client | Vie de la matière + 6 ans |
Nouveau client / matière |
La description du client et de la matière proposée | Vie de la matière + 6 ans |
Partie en conflit |
Client existant ou ancien / partie liée avec conflit potentiel | Vie de la matière + 6 ans |
Type de conflit |
Intérêt propre / client-client / ancien-client / personnel / commercial | Vie de la matière + 6 ans |
Évaluation des risques |
Haute / moyenne / basse avec une brève justification | Vie de la matière + 6 ans |
Mesures prises |
Décliné / Obstacle à l'information / Divulgation / Approuvé (avec raisonnement) | Vie de la matière + 6 ans |
Crédits ouverts |
Nom et rôle du partenaire/agent de conformité qui a approuvé l'action | Vie de la matière + 6 ans |
Divulgation des clients |
Le conflit a-t-il été divulgué au client? Date et méthode | Vie de la matière + 6 ans |
Le processus de vérification des conflits
Une vérification des conflits doit être effectuée avant toute relation de fond avec un client éventuel. Il est trop tard pour le faire fonctionner au moment de l'envoi de la lettre d'engagement — il se peut que les informations communiquées lors de la consultation initiale aient déjà créé des obligations.
Étape 1: Identifier toutes les parties concernées. Pour une question juridique, cela inclut le client éventuel, toutes les contreparties, les administrateurs et les UBO, et tous les garants. Pour des conseils financiers, cela inclut le client, ses personnes liées et toute entité corporative de la chaîne de transaction.
Étape 2: Recherchez le registre des conflits et la base de données des matières. Renvoie toutes les parties identifiées à des clients existants et anciens, à des questions ouvertes et à toute entrée de conflit antérieure. La recherche devrait inclure l'appariement phonétique (pour saisir les variations d'orthographe) et les relations de groupe d'entreprise.
Étape 3: Évaluer et catégoriser le résultat. Si aucun conflit n'est trouvé, documentez que la vérification a été exécutée et enregistrez un résultat nul-conflit. C'est aussi important que d'enregistrer une conclusion positive — c'est votre preuve que la diligence raisonnable a été exercée.
Étape 4 : Escalater les résultats positifs pour le partenaire / examen de la conformité. Toute correspondance positive doit être adressée immédiatement à un partenaire principal ou à l'agent de conformité. La décision d'aller de l'avant, de refuser ou de gérer doit être prise par une personne hautement qualifiée, et non par le payeur de frais.
Étape 5 : Mettre en oeuvre le mécanisme de gestion. Les obstacles à l'information doivent être véritablement mis en œuvre: accès séparé aux dossiers, instructions au personnel, registre des personnes qui sont informées de chaque affaire. Une instruction verbale de « rester dans votre voie » n'est pas une barrière.
Quand vous devez refuser
Selon les règles de la SRA, certains conflits ne peuvent tout simplement pas être gérés. Si un conflit d'intérêts entre deux clients actuels signifie que vous ne pouvez pas agir simultanément dans leurs deux intérêts, vous devez refuser une instruction — généralement la dernière. L'obtention du consentement éclairé des deux clients ne guérit pas ce type de conflit.
De même, selon MiFID II, si un conflit « ne peut pas être géré avec une certitude raisonnable que le risque de dommage aux intérêts du client sera évité », l'entreprise doit s'abstenir d'agir — la divulgation à elle seule n'est pas suffisante.
Documentez soigneusement chaque décision de refus. L'absence d'une question sur vos dossiers ne prouve pas que vous avez refusé — une inscription datée dans le registre des conflits le fait.
Contrôles des conflits intégrés au client à bord
Le CRM de HubSecure effectue des vérifications de conflits automatiquement au début de chaque nouveau flux de client à bord — recherche dans les dossiers actifs, anciens clients et UBO. Chaque chèque est enregistré avec l'horodatage et l'approbation pour votre piste de vérification.